刍议公证接待中的审查 ——兼从四个案例谈“望、闻、问、切”
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刍议公证接待中的审查——兼从四个案例谈“望、闻、<
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公证审查贯穿在整个办证过程中，无论是与当事人面对面的接待环节，受理后的调查核<
br>实环节，还是起草证词后的领导审批环节，每一环节都重点涉及对公证事项的审查。然而，
在这些
审查环节当中，公证接待中的审查尤为重要，因为在整个办证过程中，这是唯一可以
与当事人面对面接触
，向其了解和询问办证诉求，直接进行倾听、观察并感知待证对象，从
而判断能否办理公证以及预测办证
风险的机会。
一、公证审查的对象和内容
笔者认为，公证审查的对象和内容包括两个层面：事实
审查和法律审查。事实审查的侧
重点在“真实性”上，主要是对当事人所申办的公证事项是否真实，即是
否确实存在过或发
生过进行审查，其内容包括对其所提交材料和陈述的真伪进行甄别，对其有效性、确定
性、
一致性等进行辨认。在事实审查的过程中，既包括对人的审查，也包括对物的审查。而法律
审查的侧重点则在“合法性”上，主要是对当事人所申办的公证事项是否合法，即是否为法
律所允许和认
可，甚至是否符合社会公认的道德准则、行为惯例和公序良俗等进行审查。
从公证立法上，对事实审查和
法律审查的要求也同样得到反映。根据《公证法》和《公
证程序规则》的相关规定，“公证机构办理公证
，应当根据不同公证事项的办证规则，分别
审查下列事项：（一）当事人的身份、申请办理该项公证的资
格以及相应的权利；（二）提
供的文书内容是否完备，含义是否清晰，签名、印鉴是否齐全；（三）提供
的证明材料是否
真实、合法、充分；（四）申请公证的事项是否真实、合法。”从上述规定来看，前三项
是
有关事实审查的要求，既包括对人的审查，也包括对物的审查；第四项则是有关法律审查的
要
求。既然明晰了公证审查的对象和内容，那么在接待工作中如何审查？如何拿捏尺度才能
既照顾当事人的
感受，体现对其的尊重，又能恰到好处地向其了解我们需要掌握的信息于细
微处发现问题？笔者将在下面
与大家一起分享亲身经历的几个案例，谈一下自己的体会，望
大家多提建议。
二、公证审查的技
巧——“望闻问切”
公证接待中我们与大多数当事人都是初次见面，对其申办何种公证事项、能够提供哪
些
证明材料、证明材料的来源出处以及申办公证的真正用意和目的等一无所知，而值班时的接
待
工作还有时间要求，不能让当事人等候太长时间，公证员需要在短暂时间内迅速进行审
查，在这短暂时间
内要完成看材料、问问题、解质疑、做决断等一系列工作，甚至还要提供
公证法律咨询、澄清法律误解、
适时提出建议等……在一系列紧张的工作当中，稍有疏忽就
容易出现纰漏，因此接待工作中的风险不容小
觑，而要化解和规避办证风险，就要对审查工
作予以足够重视，还要掌握一定的方法和技巧。
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（一）望：仔细观察、甄别真伪
通过仔细观察，一 是要审查当事人的身份和民事能力，即当事人提供的证件是否真实、
是否与其本人相符，是否具有办理该 项公证所应具备的民事权利能力和民事行为能力以及当
事人的行为举止谈吐是否异常等；二是要审查当事 人提供的证明材料是否真实、相互之间有
无矛盾之处、证明材料的出具机关是否有权出具等。
笔 者在接待中曾遇到一对来办理委托公证的当事人夫妻，两人都五十岁左右，要委托他
人出售房产，二人所 提供的办证材料真实齐全，委托人身份与证件相符，并无任何异议。笔
者通过与其二人交谈询问，也没有 发现任何问题，随即为其办理。然而在办理过程中笔者发
现一个小细节，即当笔者将公证申请表、委托书 、谈话笔录等文件交给二人签字时，都是丈
夫一方主动接过文件并仔细阅读，然后确认无误自己签字后再 交给妻子签字，并用手指在文
件的签字位置示意妻子签字，妻子才一笔一划地歪歪扭扭写上自己的名字。 妻子在办证和签
字过程中并没有阅读上述文件，也没有提出任何问题。笔者心生疑虑，虽然当事人的材料 没
有问题，委托人也具有签字的能力，但是无论如何妻子一方也不能这么不关心自己签署的委
托 书吧，仿佛置身事外的样子！笔者决定试探性地问一下妻子，“我看您签字签得挺认真
的，这些文件您就 不看一下吗？是不是打印的字体太小您看不清楚啊？”妻子随即说：“我
不认识字，就会写自己的名。” 笔者汗！随即补充说：“要不我给您念一下吧，您是委托
人，这些签字的文件您应该知道是什么内容。另 外我们笔录要稍微修改一下，要把我给您念
文件的内容反映进去。”委托人欣然同意，笔者又一番工作进 行完善……
通过这件事，让笔者明白了接待工作中仔细观察的重要性，心中有疑惑就要随时提出来
并得到合情合理的解释。在接待工作中保障和落实当事人的公证权利、履行告知义务，并不
仅仅体现于 当事人签字的一纸文件，我们的公证职责也并不止于当事人签字画押即可。如果
当事人看也不看就签文件 ，甚至根本就不认字而只会签自己的名字，那么公证书在使用中真
正发生问题或出现风险的时候，仅有当 事人签字的一纸文件并不能当然成为我们免责的护身
符。因此，公证接待当中容不得半点马虎和侥幸，只 有仔细观察，才能洞悉异常，甄别真
伪。
（二）闻：用心聆听、捕捉微妙
通过认真聆听 ，一是要审查当事人申办公证事项的真实意图，是否有规避法律之嫌，是
否有以合法形式来掩盖非法目的 ；二是要通过其言语表达是否流畅、是否停顿磕绊、是否相
互矛盾等来判断其所述情况是否真实；此外， 也可通过语言表述中透露的气息态度，例如积
极、坚定、犹豫、勉为其难或闪烁其词等来进行辅助判断。
笔者在接待中曾经遇到这样一个案例，有位女士到长安公证处办理继承权公证，要继承
其父母留 在银行的存款，该女士是上世纪七十年代生人，其父母均为上世纪二十年代生人，
年龄相差近五十岁，该 女士还向公证处提供了其本人的独生子女证，证明其父母只有她一个
子女。此外，更重要的是，该女士已 在外地某家公证处办理了继承其父母在该地所遗房产的
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br>继承权公证，在该继承权公证书中，已对该女士的唯一法定继承人身份进行了确认。笔者心
中虽有
几分疑虑，但是既不能无视上述继承权公证书的存在，也不能从当事人提供的材料中
找到漏洞，很是为难
。于是在接待过程中，笔者花了很长时间与当事人交谈，以期通过深入
交谈向当事人详细了解情况，当事
人有较高的文化水平，在此过程中也很配合理解，并向公
证员详细介绍了家庭情况以及其父母晚婚的原因
，并讲述在特定历史年代下其父母的遭遇。
笔者感觉这位女士还是很坦诚的，所有的表述也合情合理，与
她提供的材料也能相互印证。
整个谈话过程基本上都是该女士在说话，笔者感觉她的好多话似乎都像是倾
诉，虽然有些与
笔者问的问题或办理该项公证毫无关系，但是笔者也并未打断，该女士就一直说了很多，
直
到一句话引起了笔者的注意，之前是笔者问她：“您父母亲就您一个孩子啊？那个年代挺少
的
。”这个问题在谈话中笔者曾经换着说法问过几次，但是前几次问时她都回答说只有她一
个孩子，然而在
谈话最后笔者找个机会又一次问她时，她却说：“如果他们有自己的孩子，
就不会有我了。”语气和神情
很是落寞。笔者感觉似乎她并非父母亲生的孩子，于是在谈话
快结束的时候，笔者也直接问她：“您是您
父母亲生的吗？”她说：“不是，我是被抱养
的，这也是不久前父母去世后才确认的，以前我也只是怀疑
。”然后尴尬地笑了一下，眼中
含泪。当事人说完这话后，笔者并未向对其他恶意隐瞒情况的当事人一样
对她心生憎恶，因
为从将近两个小时的谈话中，笔者除了感受到这位当事人的坦诚之外，还感受到了她在
确定
身世不久连自己都不知如何面对时，又要面对我这样一个陌生人询问时的那种欲言又止和无
从说起的困窘，她并不是刻意隐瞒，而是在等待诉说的机会和积攒诉说的勇气，亦或是在谈
话中向我暗示
和传递这种信息，只是她在感情上还无法直接说出口，难怪她会在谈话中说许
多与公证事项无关的事情，
并不时回忆她的父母怎样怎样、她的儿时怎样怎样。
我想，我应该感谢这位当事人的坦诚和勇气，并不是
每个当事人都能做到。通过和这位
当事人谈话，也让我懂得，在公证审查中要做个倾听者，给当事人足够
的时间去酝酿情绪，
不要急着催促他们赶紧谈完签字。有些情况当事人之所以没有说，并不都是恶意隐瞒
，有时
只是无法启齿，尤其是涉及个人隐私方面的；有时是法律意识欠缺，认为这些情况说和不说
都一样，没有区别……所以，在面对我们同样陌生的当事人的时候，我们要学会耐心倾听。
倾听，同样
是公证审查的一项技能。
（三）问：有的放矢、层层深入
通过询问，一是要了解当事人申办公证
的原因和背景情况，了解其办证意图；二是要了
解当事人或公证书的使用部门对于公证书的形式有无具体
或特殊要求，此点尤以涉外公证书
典型；三是要了解涉及待证事项的基本情况，判断能否公证。此外，通
过询问，还可以直接
反映当事人对事务的认知、判断和识别能力，从而对民事行为能力进行审查。
在接待工作中笔者曾经遇到一位有脑梗后遗症的当事人，该当事人在其助理陪同下来到
长安公证处办理
委托他人在外地代为购房的委托书公证。在开始接待过程中，笔者并不知晓
当事人是脑梗后遗症患者，最
初所有的情况都是当事人的助理向公证员讲述，当事人本人则
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在一旁认真倾听并不时点头附和一下，偶尔还会加几句话。在当事人所讲为数不多的话中，
笔者听出当事人语音含糊，需要仔细听才能听出来说什么，而且当事人的手会时不时抖一
下。笔者对其民
事行为能力产生疑虑，随即询问当事人是否身体不舒服，当事人告诉笔者其
本人是脑梗后遗症，但是恢复
得很好，除了话说得不是很清楚，手会偶尔抖之外，思维意识
都是很清楚的。为了更客观的判断其民事行
为能力，笔者请其助理暂时回避，向当事人单独
进行了谈话和询问，并由公证员助理对谈话和询问过程进
行了现场录像。在谈话过程中，笔
者询问了当事人的身份、办证原因、受托人情况、委托事项等相关内容
，并向其解释了相关
法律意义和后果，当事人在此过程中能够有条不紊地回答笔者的问题，还逐字逐句大
声念了
委托书的内容，虽然其语速较慢、语音较含糊，但是完全能反映其思维意识的清晰状况。此
外，在办理过程中，当事人明白笔者是对其思维意识有顾虑，还特意告诉笔者其本人是一名
广告导演，
即将参与一部大型宣传片的制作，无暇顾及买房事宜，故而委托他人代办，虽然
其有脑梗后遗症，但是目
前工作能力都没任何问题，思维意识很正常，有关其参与宣传片制
作的情况在网上也可以查到相关资料，
所以请我们放心为其办理。
通过层层询问，笔者可以确信当事人在办理公证时具有完全行为能力，也打消
了笔者心
中原有的脑梗后遗症患者都无法办理公证的误区，更让笔者懂得了平等对待每一位当事人的含义。询问过程，是我们办证接待中最普通不过的工作，但是也最容易赋予个人感情色彩和
主观意识
。通过上述案例，笔者以为，询问过程应该是客观的、公正的，避免因当事人的个
体差异而将自己感情色
彩和主观偏见带到询问过程甚至公证审查过程当中，这样才能使询问
工作起到真正作用，在严格审查的同
时，让当事人享有平等的办证机会。
（四）切：果感决断、切中要害
在接待工作当中，除了仔细
观察、认真聆听以及有的放矢的询问之外，还要针对该项公
证找准关键问题，果断决策是否符合受理条件
。
笔者在一起遗产继承公证当中曾经遇到一位继承人是聋哑人，无法和笔者进行直接言语
交流，
但其有一定文化程度，可以书写，笔者遂手写笔录，将需要询问的问题写下来，当事
人也将回答的内容写
下来，通过这种一问一答的方式完成询问过程。在询问过程中，笔者发
现当事人很聪慧，有时笔者的问题
还没有写完，甚至写到半句话的时候，当事人就频频点头
知道要问的问题是什么，然后流畅地书写自己的
答案。虽然当事人的女儿能够充当聋哑手语
翻译，但因笔者不懂聋哑手语，为避免在询问中旁人对其回答
问题进行提示或干扰，就先让
其女儿予以回避，待询问过程完成后才让其女儿又通过聋哑手语方式向当事
人进行了解释。
虽然当事人在书写笔录答案时，有个别字是错别字，例如同音异义字或笔划不正确等，但
笔
者认为这些书写上的瑕疵并不代表当事人的行为能力有瑕疵，相反能够客观地反映当事人的
受
教育和文化程度。而且更有意思的是，当事人在书写笔录答案时，有好几处使用了能反映
其语气和感情色
彩的标点符号，例如在表达强烈肯定时使用了感叹号等等，这些能反映语气
和感情色彩的标点符号在我们
日常打印笔录中都是不常用的，而此时通过当事人的手写呈现
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出来，反倒生动形象地反映了当事人在接受询问时的感受，更具真实性、可信性。对于一名
聋哑人而言，具备这样的文化程度已是不易，我们在办理此项公证时不能过多纠结于当事人
书写错别字这
样的瑕疵，关键是通过其言行举止，哪怕是书写错别字这样的行为，也可以从
另一反面反映其真实的行为
能力状况，无需过多纠结于无关重要的细节问题。
三、公证审查中的证据规则与内心确信
公证审
查中无论是事实审查还是法律审查，都是通过对当事人提交的证据材料来完成
的，在审查材料的过程中，
既要遵循一定的证据规则，又要运用一定的经验法则、逻辑规
则。
首先，当事人所提交的证据材
料首先要符合证据的真实性、关联性和合法性要求。真实
性是要求当事人提交的证据材料来源真实、内容
属实，无任何伪造、篡改、冒用等情况，真
实性是对证据加以采信的初步条件。关联性是要求当事人提交
的证据材料与其要求证明的对
象之间有内在关联，即能够直接或间接佐证待证对象，与待证对象无关的证
明材料应予剔
除。合法性是要求当事人提交的证据材料来源合法、正当使用，即是通过合法手段和途径取
得，无任何非法占有、窃取、盗用等情况。
其次，对当事人所提交证据材料的证明力大小、强弱
，证据链是否完整，证据之间是否
一致、有无关联等进行审查时，要遵循一定的证据规则，可适用直接证
据优于间接证据、书
证优于物证、公文书优于私文书、书面证据优于言词证据等证据规则进行判断，此外
还可参
考《最高人民法院关于民事诉讼证据规则的若干规定》中对证据适用的相关规定。在当事人
提交的若干证据材料当中，要筛选出对证明对象最直接、最权威、最有效的证据材料。
最后，在审查材
料过程中，除了依据一定的证据规则之外，还要针对具体的公证事项根
据经验法则、逻辑规则和自己的理
性良心对证据材料的取舍和证明力进行判断，并最终形成
内心确信，从而为公证证明内容的确立提供可靠
依据。
（作者于坤，北京市长安公证处业务三部公证员，国家三级公证员。）