商务英语(论坛)书信(Business or Commercial EnglishCorrespondence)是指交易时所使用的通信。在美国，常用Business
wri ting，它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和
美语在书信体例方面存在着一定 的差异，比如信头和称呼、书信格式、
遣词、结尾客套语等均有所不同。
一般来说，英国书信较 为保守，许多英国人喜欢用老式书信体，用
词较为正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也 较为简
便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式
英语Queen' s English；如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区
时，就要用美国英语。当然，英国式 的语言文化近年来也有变化，但总
体来说，两者间的差异是很明显的。
商业英文书信，一般都要 求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行
开头垂直的，称为垂直式或齐头式(Block style)，美国常用这种格式；
每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式(indented style)，英国常
用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极
度 尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。正式的商业英语书信要在称
呼的上方写上收信公司名称和地址或 收信人的名字全称、职务及地址，
称为信内地址（Inside address）。信内地址的写法也 有垂直式和缩进
式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次
退缩。< br>不过，近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相
同。此外，在美国还流行一种普 通收信人地址的写法，就是在书信的
Inside Address中，把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬
语，最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss（用于未婚女性）。英国人常在男
性的姓名之后用Esq. (Esquire的缩写)，不过在商业上也在慢慢地改用
Mr. Mmes. (Madam的复数形 式)，用于二个女士以上。Messrs（Mr的
复数形式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男 人组成的公司或
团体。
在英国式英文信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加缩写句点，相反地趋
向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr., Mrs., Messrs.。在称呼方
面，商业上最普遍的有Gentlemen（美国式）与Dear Sirs （英国式）二

种，相当于我国的敬启者或谨启者。如果信是写给革个公司单位的，不是写给某个具体人的，美语用Gentlemen（复数形式），英语用Dear
Sirs。如果对 方公司只一人时，必须使用SirDear Sir。称呼后一般要使
用标点符号，英国式采用逗号(c omma)，美国式用分号(colon)。
书信结尾客套语(complimentary clos e)有多种，相当于我国书信在结
尾时使用的敬礼、致敬、顺安等句。最为典型的美国式写法是Sinc erely
和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely（熟人或知道对
方姓名），Best wishes, kind regards 和yours faithfully（不知姓名）。
此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除 了特殊情况外，现在
不再使用。
三、
商务书信写作的十大注意事项
商业信函有 其自身的特点。下面是商务书信写作中的几点注意事
项，小心不要在你自己的工作中出现这样的错误哦！
1.切忌主客不分或模糊。例子: Deciding to rescind the earlier
estimate, our report was updated to include $$40,000 for new
equipment.应改为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have
updated our report to include $$40,000 for new equipment. (We决定呀,
不是report.)
2.句子不要零碎。 例子: He decided not to audit the last ten
contracts. Because of our previous objections about compliance. 两个
句子应该连在一起：He decided not to audit the last ten contracts
because of our previous objections about compliance.
3.结构对称,令人容易理解。例子: The owner questioned the
occupant's lease intentions and the fact that the contract had been
altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the
occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.
4.单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒服。例如: An
authorized person must show that they have security clearance. 应改
为 Authorized persons must show that they have security clearance.

5.动词和主语要呼应。想想这两个句子的分别: 1. This is one of the
public-relations functions that is under-budgeted. 2. This is one of the
public-relations functions, which are under-budgeted.
6.时态和语气不要转换太多。看商务英语(论坛)已经是苦事，不要 浪
费人家的精力啊。
7.标点要准确。例如: He did not make repairs, however, he
continued to monitor the equipment. 应改为: He did not make repairs;
however, he continued to monitor the e quipment.
8.选词正确。像affect和effect，operative和opera tional等等就要弄清
楚才好用啦。
9.拼字正确。有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷 懒。
10.大小写要注意。除非必要不要整个词都大写，除非要骂人。例如:
MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一
样。要强调的 话，用底线，斜字，粗体就可以了。
四、实用英语系列:出国各种书信的写作规范和要求
出国书 信的写作是一项艰苦、繁重而烦人的工作。不少学员在出国书信
的写作中绞尽脑汁，东拼西凑，结果还是 不尽人意。以下就各种书信的
写作规范和要求对本家作一点简单的说明。
A、申请信的写作：申 请信是联系的第一封信，内容主要包括对自己的
简单介绍，所学专业介绍，希望就读的专业介绍，考试成 绩介绍。千万
别忘了把你的地址、电话、E-mail地址留在你的信上。何庆权包凡一所
著《 留学书信写作指导》收集了大量留学申请书信实例，经英文写作专
家精心修改，文件种类齐全，是留学申 请书信的最佳样板。包括网上书
店其他特价书目都正以7.5折销售，详细书目欢迎访问网上书店。

B、Personal Statement的写作：Personal Statemen t的主要目的，是要向学
校展示你的专业能力，研究方向，以及你对自己前途的看法，主要写作
内容和层次包括：做过什么研究，写过什么论文，赴美学习的目的和专
业计划，个人能力和品德，以及完 成学业之后的打算。该文的写作一定
要真实、诚恳、具体，文章长度在50O—1000字，语言一定要 流畅，不
能有任何语法错误。
C、推荐信的写作：推荐信应该是你的教授、老板为你写的信，但 有的
学员自己写好以后请教授、老板签字也行。在写这些信件时一定要注意
如下几点：
a、一定要推荐学员的具体能力，尤其是专业能力，附带推荐一下学员
为人处世的能力。
b、三 封推荐信应该用不同的风格，至少不同的语气和内容。
c、推荐信的长度不应该超过一页，越长美国人越 不愿意读。
d、如果认识美国大学的教授，请他们写推荐信更有效。
D、其他信件的写作：此类 信件主要是指联系过程中的书信来往，大多
数此类信件都可以用E-mail的方式发到学校。写作此类 信件一定要短小
精练，把强调的要点说清楚；不管是提出请求，还是表示拒绝，都一定
要用语简 练，向对方的努力表示感谢。
E、拒签申诉信的写作：被美国大使馆拒签后所写的拒签申诉信一定要写的铿锵有力，据理力争，把使馆的拒签理由逐个反驳回去，使签证官
读后感到除了给你签证外无话 可说。在这里向大家推荐新东方副校长徐

小平先生的《美国签证哲学》一书。
5 、 BEC经验交流：英语与美语在商务书信中的差异
商务英语(论坛)书信(Business or Commercial English
Correspondence)是指交易时所使用的通信。在 美国，常用Business
writing，它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。< br>英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、
书信格式、遣词、结尾客套语等 均有所不同。一般来说，英国书信较为
保守，许多英国人喜欢用老式书信体，用词较为正式刻板，而美国 书信
语言非常生气、有活力，格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英
国或其旧殖民地国家 时，要使用标准式英语Queen's English；如果写
信的对象是美国或美国势力范围的地区 时，就最好用美国英语。当然，
英国式的语言文化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差异还是很< br>明显的。
商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印。左边各行
开头垂直的， 称为垂直式或齐头式(Block style)，美国常用这种格式；
每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式(indented style)，英国常
用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极
度 尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。
正式的商务英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或 收
信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址（Inside address）。信
内地址 的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式将各行并列，缩进式将
各行依次退缩。不过，近来英国商业书信 信内地址并未依次缩进，似乎

与美国式相同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的 写法，就是
在书信的Inside Address中，把门牌号和街名都省略掉。
在英文书信 中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr，Mrs和Miss（用于
未婚女性）。英国人常在男性的姓名之后 用Esq. (Esquire的缩写)，不
过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes. (Mad am的复数形式)，用于二个
女士以上。Messrs（Mr的复数形式）用于二个以上的男士，或用于 二
个以上的男人组成的公司或团体。在英国式信里，Mr，Mrs，Messrs，
均不加缩写 句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如
Mr.， Mrs.， Messrs.。
在称呼方面，商业上最普遍的有Gentlemen（美国式）与Dear
Sirs（英国式）二种， 相当于汉语的“敬启者”或“谨启者”。如果信是写给
某个公司单位而不是写给某个具体人的，美语用G entlemen（复数形
式），英语用Dear Sirs。如果对方公司只一人时，必须使用Sir Dear
Sir。称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号(comma)，美国式用
分号 (colon)。
书信结尾客套语(complimentary close)有多种，相当于汉语书 信在结
尾时使用的“敬礼”、“致敬”、“顺安”等句。最为典型的美国式写法是
Sincer ely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely（熟人
或知道对方姓名），Best wishes，Kind regards 和Yours faithfully（不
知姓名）。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除 了特殊情
况外，现在不再使用。
好好去学学这些东西，对于你在商务信函方面进步

肯定能起到很大的推动。