打屁屁3-干部述职报告

■：秘书苑　
公文文尾部分不宜称版记　
■郑彦离　
摘要：《党政机关 公文格式》将公文末尾包括抄送机关、印发机关和印发日期项目所在区域称作版记。在今天正式发出的公文上标　
注印发机关￣Ｚ］ＥＰ发日期无实用价值，而需要时标注的抄送机关项目实用价值超过这两个版记项目， 按事物名称以其重要部分决定的惯　
例衡量，该区域用版记称谓不合适，改用按所处方位命名的方法称谓 该区域为“文尾”比较恰当。　
关键词：公文；格式；文尾；称谓　
Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｅ 　Ｌａｙｏｕｔ　Ｋｅｙ　ｆｏｒ　０ｆｆｉｃｉａＩ　Ｄｏｃｕｍｅｎｔ　ｏｆ　Ｐａｒｔｙ　ａｎｄ　Ｇｏｖ ｅｒｎｍｅｎｔ　Ｏｒｇａｎｓ　ｒｅｆｅｒｓ　ｔｏ　ｔｈｅ　ｅｎｄｉｎａ　ｏｆ　ｏｆｆｉｃｉａｌ　ｄｏｃｕｍｅｎｔｓ　ｉｎｃｌｕｄｉｎｇ　ｔｈｅ　ｃｃ’ｄ　ｏｒｇａｎｓ，ｔｈｅ　ｉｓｓｕｉｎｇ　 ｏｒｇａｎ　ａｎｄ　ｔｈｅ　ｄａｔｅ　ｏｆ　ｉｓｓｕａｎｃｅ　ａｓ　ｔｈｅ　Ｅｄｉｔｉｏｎ　Ｍａｒｋ 　Ｉｔ　ｉｓ　ｉｍｐｒａｃｔｉｃａｌ　
ｔｏ　ｍａｒｋ　ｔｈｅ　ｉｓｓｕｉｎｇ　ｏｒｇａｎ　ａ ｎｄ　ｔｈｅ　ｄａｔｅ　ｏｆ　ｉｓｓｕａｎｃｅ　ｏｎ　ｃｕｒｒｅｎｔｌｙ　ｉｓｓｕｅｄ　ｆｏｒｍａｌ 　ｏｆｆｉｃｉａｌ　ｄｏｃｕｍｅｎｔｓ　ｗｈｅｒｅａｓ　ｔｈｅ　ｐｒａｃｔｉｃａｌ　
ｖａｌｕ ｅ　ｏｆ　ｔｈｅ　ｉｔｅｍ“ｃｃ’ｄ　ｏｒｇａｎｓ”，ｗｈｉｃｈ　ｉｓ　ｍａｒｋｅｄ　ｗｈｅｎ　ｎｅ ｃｅｓｓａｒｙ，ｏｖｅｒｗｅｉｇｈｓ　ｔｈｅ　ｏｔｈｅｒ　ｔｗｏ　ｉｔｅｍｓ
Ｊｕｄｇｉｎｇ　 ｂｙ　ｔｈｅ　
．
ｃｏｎｖｅｎｔｉｏｎ　ｏｆ　ｎａｍｉｎｇ　ａｆｔｅｒ　ｔｈｅ　ｍｏｓ ｔ　ｉｍｐｏｒｔａｎｔ　ｐａｒｔ，ｔｈｉｓ　ｐａｒｔ　ｏｆ　ｏｆｆｉｃｉａｌ　ｄｏｃｕｍｅｎｔｓ　ｓ ｈｏｕｌｄ　ｎｏｔ　ｂｅ　ｎａｍｅｄ　ａｓ　ｔｈｅ　Ｅｄｉｔｉｏｎ　
Ｍａｒｋ，ｂｕｔ　ｍｏｒ ｅ　ａｐｐｒｏｐｒｉａｔｅｌｙ　ａｓ　ｔｈｅ“ｔｒａｉｌｅｒ”ｉｎ　ａ　ｗａｙ　ｏｆ　ｌｏｃａｌｉｔ ｙ　ｎａｍｉｎｇ．　
Ｋｅｙｗｏｒｄｓ：Ｏｆｆｉｃｉａｌ　ｄｏｃｕｍｅｎｔ，Ｌａｙｏｕｔ，Ｔｒ ａｉｌｅｒ，Ｎａｍｅ　
在国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委　
关公文格式》中的 该段话是这样表述的：　“本标准将组　
成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于　
公文首页红色反线（宽度同版心，即１５６ｃｍ）以上的各要　
素统称‘眉首’；置于红色反线（不含 ）以下至主题词　
员会２０１２年６月２９日联合发布的国家标准《党政机关公文　
格式》中， 将公文末尾包含抄送机关和印发机关及印发　
日期项目的部分称为版记。众所周知，抄送机关不具有　< br>版记性质，且重要程度高于具有版记性质的印发机关和　
印发日期。按事物名称以其重要部分决定 的惯例衡量，　
该称谓不合适。　
（不含）之间的各要素统称‘主体’；置于主题词以下　的各要素统称‘版记’。”这段表述和前引《党政机关　
公文格式》中关于公文格式划分为三部分的 那段话相比　
较，虽然各自所包含的内容和用词略有差异，但主要观　
点是一致的。原国家质量 技术监督局１９９９年１２月２７日发　
布的《＜国家行政机关公文格式＞条文释义》中有这样的　国家标准《党政机关公文格式》中有这样一段话：　
“本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头 、主　
体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为　
版头；公文首页红色分隔线（不 含）以下、公文末页首　
话：　“本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三　
部分，是采 用了具有多年从事公文处理工作实践经验的　
同志的建议而确定的。其中‘眉首’、　‘版记’两个概　
条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首　
条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称 为版记。”　
并且，该标准中明确版记部分主要包括抄送机关、印　
发机关和印发日期三个项目 。但为什么将主要包括抄送　
机关、印发机关和印发日期项目的公文末尾部分称作版　
记，该标 准却未解释。参与该标准制定的徐成华等在其　
主编的《ＧＢ／Ｔ９７０４—２０１２＜党政机关公文格 式＞国家标准应　
念在公文印刷行业已多年使用，　‘主体’是本标准提出　
的新概念。”这段 话，揭示了前述公文格式标准中将公　
文末尾部分称作版记的原因。但是，该称谓是否合适，　
笔者认为值得讨论。　
什么是“版记”？笔者从商务印书馆出版的中国社　
会科学院语言研究所 词典编辑室编《现代汉语词典》中　
没有见到对应的词条，但有“出版”词条。它对“出　
版” 的解释是，　“把书刊、图画等编印出来”【２】。依笔　
者的理解，所谓“版记”，应该是对出版情况 的记载。　
用指南》一书中，也只是说将公文分为版头、主体和版　
记三部分，　“首先是为了 叙述方便”【ｌ】，而未说将公文末　
尾部分称作版记的原因。笔者进行溯源，发现将公文划　
分为版头、主体、版记三部分的基本思想是对原国家质　
量技术监督局１９９９年１２月２７日发布的国 家标准《国家行　
政机关公文格式》中一段话观点的继承。《国家行政机　
６６　档案管理　总 第２０８期　
如关于一本书的出版，其版权页所显示的出版社名称、　
编辑人、版次、开本、承 印厂、出版时间、印数等就属　

于版记内容。再如一本杂志的　版，杂志上显示的杂志　
社名称（出版者）、编辑人（总编等）、出版时间、承　
印厂等，属于版记内容。公文的印发有 没有“版记”　
问题？回答是肯定的。公文的打印人（或称“打印部　
门”）、校对人、印发日 期、印发份数等要素就体现了　
公文的印发情况，亦即属于公史的“版记”内容，准确　
地说， 属于公文的“印制版记”内容。中共中央办公厅　
１９８９年４月２５日发布的《中国共产党各级领导机 关文件处　
理条例（试行）》和１９９６年５　３日发布的《中国共产党　
机关公文处理条例》 ，其关于公文印发机关、印发日期　
和印发份数的总称谓也就是使用了“印制版记”概念。　
全 国人大常委会办公厅１９９８年２月６日发布的《人大机关　
公文处理办法（试行）》中关ｆ公文印发机 关、印发日　
期和印发份数的总称谓，和其２０００年ｌ　１月１５日发布的　
《人大机关公文 处理办法》中关于公文印发机关和印发　
日期的总称谓，也是使用了“ｆｌ】制版记”概念。　
抄送机关，中共中央办公厅和国务院办公厅２０１２　
年４月１６日联合发布的《党政机关公文处理工作 条例》　
规定指“除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其　
他机关”。很明显，它属于公 文的发送和信息接收范围　
内容，而不属于公文的“印制版记”内容。该条例没有　
使用“版记 ”或“印制版记”慨念，因此，笔者不便据　
以认定其赞同与否抄送机关列入“版记”范畴。前引使　< br>用了“印制版记”概念的党的机关的公文处理规定和人　
大机关的公文处理规定中，是将“抄送机 关”和“印制　
版记”并列的，而未将“抄送机关”项目包含在“印制　
版记”项目中。如《中 国共产党机关公文处理条例》中　
关于公文格式的组成是这样表述的：　“党的机关公文由　
版 头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标　
题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文 日　
期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版　
记组成。”当然，笔者也不能因为 《党政机关公文格　
式》将“抄送机关”项目列入“版记”部分就简单地认　
定其将“抄送机关 ”项目视作“版记”性质，因为前引　
参与该格式标准制定的徐成华等在其所著的该格式标准　
应用指南一书中，也说到那样做“首先是为了叙述方　
便”。但是，叙述方便应以叙述恰当为前提。怎样 算恰　
当？就抄送机关和印发机关及印发日期项目同处公文的　
末尾区域来说，怎样概括命名该 区域，一般采用能概括　
包含三项目特征的词来解决，但其前提是三项目具有同　
类的性质。很 显然，印发机关和印发１３期同属印制版记　
或称版记，可用其概括命名。而抄送机关项目则不具版　< br>Ｉ；秘　书苑　
记性质，不能将其概括包含进去。再一种方法是根据该　
区域所有项目的 重要程度差异来指代命名，即以其代表　
性或相对重要的项目名称来指代命名该区域，如公共汽　
车站一般以该站区域最重要或相对重要、相对规模大的　
单位名称命名。就正式发布的公文文本来说， 印发机关　
与印发日期这两个版记项目和抄送机关项目相比，后者　
比前者重要。笔者分别于《 办公室业务》杂志２０１１年　
第６期发表《现行公文格式的印制版记项目应该取消》　
一文，和《档案管理》杂志２０１３年第１期发表《格式中　
印发机关和印发日期项目应该取消》一文 ，说明在公文　
正本上发文机关署名处已标注发文机关名称情况下，再　
在公文末尾，无论是标 注发文机关办公室名字，还是发　
文机关的名字，作为印发机关，都没有实用价值。因为　
按惯 例和常识，单位发文，本来就是单位或其办公室负　
责印发，在公文上已明确显示所属发文机关名称的情 况　
下，再标注按常识已知道并且几乎永远不变的印发机关　
名称，对收文机关毫无意义。公文 印发日期在计算机普　
及应用，领导签发文稿为电子打印稿情况下，与大多以　
领导签发日期确 定的成文日期相比，很少差别，所以在　
公文正本上标注印发日期也无多少意义。况且，公文的　
印制质量和效率是发文机关的内部管理问题，在单位留　
存的发文处理单上记载有承办者名称和时间， 借此可满　
足内部管理需要，收文机关既不需要，也不关心这些信　
息。所以，除翻印公文，翻 印机关扩大了原发文机关对　
该文的发送范围，且又产生了一个发文日期，在翻印公　
文末尾处 必须注明翻印机关名称和翻印１３期，且有实用　
价值外，其他一般公文在末尾处标注印发机关和印发日 　
期这两个版记项目，极少实用价值。抄送机关是除主送　
机关外需执行或知晓公文内容的有关 机关，是当需要时　
必须标注的项目，否则将影响公文内容在有关机关工作　
中的落实或造成机 关间工作的不协调，所以抄送机关项　
目是公文格式中有实质价值的重要项目。因此，将有重　
要价值的抄送机关项目和极少实用价值的版记项目共在　
的区域，用“版记”来指代命名不合适。并且， 按《党　
政机关公文格式》规定，　“如主送机关名称过多导致公　
文首页不能显示正文时，应 当将主送机关名称移至版　
记”。而按《党政机关公文处理工作条例》规定，“主　
送机关”是 “公文的主要受理机关”，是公文内容的主　
要落实和公文信息的主要接收机关，是在公文格式中较　< br>抄送机关项目价值更大的项目，当该项目移至公文末尾　
区域时，用“版记”来指代命名该区域就 更不合适了。　
也许有人认为，按《党政机关公文格式》规定，印　
档案管理　３／２０１４　 总第２Ｏ８期　６７