文员专业知识
温柔似野鬼°
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2020年07月31日 10:59
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王字甲骨文-察觉近义词
1、电话接听:
电话响玲后,一般在三声之内便接听,避免有人在长时间响玲.一是影响办公室其他人作业,二是对来电者的不尊重.拿起电话应向对方问好,语气要亲切、友好,用字礼貌,一般会用以下方式:
① 您好,某某部门(课)我是某某,请问您找哪位?(内线)
② 您好,某某厂,请问找哪位?(外线)
③ 喂,您好!-------
④ 某某厂,您好!或某某部,您好!
注:忌用以下语句礼节是走向成功的第一步也是最难的一步)
① 喂(重音)找谁?(许多事不要因小而不为)
② 找谁?
③不说话
④ 什么事?(显得不耐烦)
⑤ 拿起电话后还在和其他人说话.
“当接听后,对方要找的人暂时不在时,一般做如回答”
① 很热报歉:他现在不在岗位上,需要转接吗?
② 对不起,他出差了(是假设)等他回来复电话给您行吗?
若对方说可以后,还应请问您贵姓,您留下您的电话号码吗?
2、拔电话: 拿起电话,拔通相应的号码,待对方接通回应后,既以礼貌的语气表明来意,一般有以下形式:
① 您好,我的某某,帮我找一下某某好吗? ② 您好,我是某某麻烦你帮我转某某(分机号,部门别等)行吗?
在接听电话,若是公共场合,非特殊情况,应尽可能避免使用免题功能,以示对方的尊重,另外,说话的音量尽可能放低,以免影响他人的工作.电话应该轻取轻放,切不可因情绪的激动而出现摔电话的情景,说话时间应长话短说,一般不超过五分钟时间,另:注意电话的清洁卫生.
3、信息的传达:一般来源有
A外部电话信息,B外部传真信息,C部门间的信息D电子信息 信息的执行的要求来看,可分为:紧急信息与普通信息.当文员收到不同渠道的信息应对信息作出判定或是紧急信息,则应设法即通知当事人,若是一般普通信息则应将口头或非书面的信息转化为书面信息,以避免因时间或工作忙碌而将信息遗忘.写好后则最好置于当事人的办公室台或留言板上,并用重物压住,以免以防止风或他人不经意的吹走. 当见到当事人最好将经过进述一遍.留言条一般版面小,杜绝浪费,书写格式可参照如下:
TO:某某(接收者) :某某(传递信息者)
Date. 月-日-时-分
某某厂(公司.部门)某某来电(邮件) 会知---------------------请回电(复)
电话号码:-------------- 即:让接收信息者明白:何时收到是谁来的?什么内容(可要也可不要)回复的方式?
4.文件的拟定
当你的主管须或其它同事请你协助打一份通知或文件,而其主要只会知主要意时该怎么办呢? 文件一般是要发到相关部门,并作出相关的指示,因此接收者在收到后应一般明白,为什么要这样做,具体怎么样做?做完怎么办? 所以你在打印前,须对文件的来龙脉弄清:① 复一遍文件的主要意思,确认无误:
② 适
当询问一些文件制定的背景,但尽可能适可而止,
③ 将信息加以组合整理,列出草稿,
④ 一般文件的顺序为
TO受文单位)
ATTN接受人)
CC会知单位/人员)
FM发文单位/人员)
DATE发文日期)
RE主题)
以下为正文
正文应说明为什么要发,文件的主旨是什么:何时执行生效 以上请悉知或知照 审批人签名 编写后,应给主管作一次审核,方可发给相应部门或人员,在拟定时应注意以下事项.
① 勿将文件主旨弄错:
② 最好将文件的拟定背景作一了解,但抛根底掌握一定的询问技巧:
③ 勿自己为是,对文件作出重大修改,改变原意或表达语气, ④ 一定要审核后方可以作分发动作:
5.文件的分发: 一些来经文控部受控的文件或已受文件的但已批准为由部门作分发的文件,在分发时应注意:
① 受文单位与会知单位应发全,不可漏发:
② 在发放时应作签名记录,方可采取, A在原件正面或背面签名,B设计一份分发,登计在相应栏内签名
③ 分发及时,不可拖延:④原件在本部门存档
6,文件的接收:在接收到各部文件后应注意,以下事项. A在发文单位原件上签名认可
B对于文件的内容作一浏览看是否有不明白的地方或不详细的地方; C对于急件,应尽快传给部门相应人员,切不可延迟;
D在相关人员收阅后,对共同文件及时分类归档; 7.文件的分类; 各部门有许多不同类别的文件,如何让这些文件有序的排置,快捷的查找? 就应对文件进行分类,主要按以下原则; A客户别B功能别C部门别D名称别E时间别F性质别 等等当然一般都是几种分类法综合运用,才能达到易便归的功能,一般一个整理好的文件在查找时不应超过去3分钟. 8.文件要归档快,查找快,那么文件的标识也至关重要,.一般在文件夹上作标识及文件夹内部作进一步的分类并用分类页隔开. 一般标识应注意.
A标题应简洁明了,一般要用3-8个字概括既可, B标题字应醒目易识,适当大一些,但也不可太大,但也不可太小,做到与文件夹或分类面页协协调匹配,做到美观大方.
C标签上最好有:公司名称,所属部门标题,文件编号,保存期等.
9福利用品的发放,
部份工厂,规模较小,故许多事情分工并不完美,文员有时出协助总务部门作一些协助工作,如福利用品的发放,厂服水果等,文员收到通知后,应及时发到部门员工处,避免遗失,在发放时应做好应做好登记工作,以杜绝少发,错发情况,同时也为日后备查提供依据.