英文Email格式的注意事项归总
广州体育学院研究生部-读水浒传有感500字
常用英文邮件的书写格式和模板
英文电子邮件格式
Dear
Mary,
This is Tom.....
Look forward to
seeing you soon.
Best regards,
Tom Yu
(以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)
一、主题
主题（S
ubject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以
是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。
YES：Supplier
training
NO：professional trainees from sister
company should abide by rule of local
company（太
长）
主题框的内容切忌含糊不清。
NO：像News
about the meeting 这样的表达，
YES：应改为Tomorrow's
meeting canceled。
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即
可。另外一种较为正规的格式可将除了
少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大
写。
YES：New E-mail Address
Notification；Detailed calculation
NO：detailed
calculation
视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For
Your Information，供参考），如：URGENT：
Submit your
report today!
二、称呼
1、E-mail一般使用非正式的
文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如Dear
Mr.
John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加
上姓。
YES：Tommy，或者Mr. Smith。
2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：
Jimmy,
I received your memo and will
discuss it with Eric on Wednesday.
Best,
David
Mr.
Ms. 已婚未婚都可
Mrs.
已婚
Miss 未婚
3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错.
头衔或学
位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, Dr.
Howard E. Hyatt
4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.
YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢?
YES：用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要
跟名字. 例子:
Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如:
Dr. and Mrs.
Harold Wright ；Mr. Harold Wright
and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey
Adams-Quinn 。
5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的
头衔,有时大头不知道对方头衔,
干脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray
6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:
Ken Green,
President ／Ken Green ／Vice President of
International Operations
NO：Ken Green ／Vice
President of Unicom China
YES： Ken Green
／Vice President, Unicom China
7、老外的名字有时有Jr. 或
Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:
YES：Michael J.
Smith, Jr. ／Michael J. Smith Sr.
8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：
Dear Committee Member:
Dear Meeting
Planner:
Dear Colleagues: To All Sales Reps:
To Whom It May Concern:
Dear Sir or
Madam:
Dear Madam or Sir:
Dear
Purchasing Agent:
如果是全公司：
YES： Gentlemen
or Ladies: Ladies or Gentlemen:
9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:
YES：Dear Mr.
Jones: (非常正规) Dear Joan:
Dear Jim, Jim, (非正规)
三、结尾部分
A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:
1、 Very Formal非常正规的(例如给政府官员的)
Respectfully yours, Yours respectfully,
2、 Formal正规的(例如客户公司之间啦)
Very truly yours,
Yours very truly, Yours truly,
3、 Less
Formal不太正规的(例如客户)
Sincerely yours, Yours
sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours
cordially, Cordially,
4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)
Regards, Warm
regards, With kindest regards, With my best
regards, My best, Give my best
to Mary,
Fondly, Thanks, See you next week!
有时在we, I,
and you之间选择是很烦的事-- 如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will
reimburse you for these legal expenses.
Sinopec will reimburse you for these legal
expenses.
如果单纯说你自己,可以用: I found the brochure
very informative. 有时可以一起用啦...: We are
pleased
to offer you the position of sales director, and I
am looking forward to our Tuesday
morning meeting.
那么I和you呢?好烦好烦.一般来
说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就
一般不会错了.
多用you有时会有隔阂的感觉.
You will be pleased to learn
that you have been selected to serve on our
advisory board.
Your prompt response will be
appreciated. (好像欠你一样)
I am pleased that our
board has selected you as the best qualified
candidate to serve on
our advisory board. I
hope you’ll agree to serve. (这就友善多了)
Your
book was well written and comprehensive.
(不用你来判断我呀~~)
I thoroughly enjoyed your book
and found an answer to every one of my questions
about
performance appraisals. (客气一点,人家受落)
总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.
B、信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：'
Thanks'，'Best'，
'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely
yours'或'Best regards'。
C、签名：不要把Mr., Ms.,
Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的... 签名也看信件的语气.给朋友
或公司客户,签B
ill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.
邮件范文
1. Dear ,
Mr. John Green, our
General Manager, will be in Paris from June 2 to 7
and would like to
come and see you, say, on
June 3 at 2.00 p.m. about the opening of a sample
room
let us know if the time is convenient
for you. If not, what time you would suggest.
Yours faithfully,
尊敬的先生小姐
我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六
月3日下
午2：00点拜访您。
请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。
您诚挚的