文件编号管理制度
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江苏**医药有限公司
JIANGSU YUEXING
KANGRUI PHARMACEUTICAL CO.,LTD
.001-
1712-1.0
文件编号管理制度
办公室
编制
一级发放
发放编号
二级发放
审核
受控状态
批准
2017.12.11
1.目的
文件编号管理制度
页次：11
版本：1
修改：0
为进一步规范各部门文件编号的管理，确保公司重要文件具有唯一编号，
便
于文件的识别、追溯和控制，保证文件体系的有效运转，特制定本制度。
2.适用范围
本制
度适用于除质量体系文件全公司所有文件（质量体系文件按《质量
文件的管理制度》执行），包含纸质以
及电子版文件的管理。
3.相关责任
办公室负责各类文件编号登记、变更、督查以及审批或存档文件内容格
式的检查等工作。
4.相关制度
4.1 文件编号管理
4.1.1
外来文件执行原编号，档案室归档后加编公司编号
4.1.2 公司内部文件编号管理
4.1.2.1 文件编号结构:文件编号一般由公司名称代码、文件类别代码、
制订部门代
码、文件顺序号、版本号组成,其中文件的版本由1-9递增,修改
号从0-3。新发行的文件版本号为
1，修改号为0,一份文件修改达到3次后必
须更换版本。
4.1.2.1.1
公司名称：江苏**医药有限公司代码： QKR
4.1.2.1.2 文件类别代码
文件类别
文件编号管理制度
文件名称 代码
Z
G
S
页次：21
版本：1
修改：0
备注
组织说明（部门职组织结构、部门职责、岗
责、岗位说明书） 位说明书等
管理类文件
作业指导类文件
管理制度、细则等
操作规程、作业流程、技
术文件等
党务、通知、通报、会议
纪要、记录、合同等
各类表格、单据等
其他类文件
表单
T
B
4.1.2.1.3 部门代号：
部门名称
办公室
财务部
采购部
营销部
瑞欣连锁
代码
bg
cw
cg
yx
rl
部门名称
仓储部
运输部
质量管理部
信息管理部
公关部
代码
cc
ys
zg
xg
gg
注：新增部门需使用代码，到办公室申请。
4.1.2.1.4 文件顺序号：用数字表示，从001～999
4.1.2.1.5
发布年号：指文件编发日的日历年月，如2016年11月则表
示为1611
文件编号管理制度
页次：31
版本：1
修改：0
4.1.2.2 编号样式
例：办公室制订的《文件编号管理制度》，编：.00
1-1612-1.0
其他部门出具的文件以此类推；若为公司级文件，则文件编号中直接省略部
门名称代码。
4.2 文件内容格式
4.2.1 所有制度文
件内容格式、页眉页脚、字体、字号均参照《文件
编号管理制度》的文件内容格式进行排版与起草。如主
标题为：黑体二号；
正文为宋体四号；其中正文中的小标题需加粗。
5.附则
本制
度执行之日前所有文件仍使用原编号，本制度的解释权和修改权归
公司办公室所有，经常务副总审核，总
经理批准后实施。
文件编号管理制度
页次：41
版本：1
修改：0