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合同保管及归档制度

篇一：合同发放与保管制度
合同发放与保管制度
第一章 总 则
一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和
履行过程中的有价
值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本
管理制度。 二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形
成的协议及与此相关的具有保存
价值的材料形成。
第二章 合同分类
一、xx合同： 解释说明 二、xx合同： 解释说明
第三章 合同管理的责任分配
一、合同管理的归口部门为xx部。xx部合 同管理专员负
责所有文件编号归档；合同相关档案资料的收集、整理；所
负责文件合同档案的借 阅、保存和销毁。
二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料
的收集整理。
第四章 合同归档要求

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一、文件合同编号规则
合同号是合同档案唯一的保管单位。
1． 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料
形成的年度。 2． 分类号：分类号是档案号的主体, 分别
依照合同类别拼音首字母给予
识别代码。
3． 顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、
0002 …… ，表示
公司当年某一类合同的序号。
4． 部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼
音简称； 二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经
办人办理合同手续；经领导审
批后，到合同 管理员处编号并登记并盖章。合同在双方均
盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。
三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提
交给合同管理员，并
按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司
归档，各部门及平台
只留复印件备 查。合同管理员每月初将统计出各部门签订
的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发< br>给各部门，各部门须将合同按要求归档。

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五、 档案管理员每月汇总上月度的完整合同档案资料，制
作《合同档案 汇总表》提交相关部门。
第五章 合同档案保管期限及销毁
一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案
保管期限。 三、档案销毁
1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
2．各合同管理人员应定期对合同进行检查。
3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措
施，以确保合
同文档的安全。
第六章 合同借阅发放
一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借阅公司合同的，若借阅本部门签订的
合同，应填写借阅申
请单，经部门 经理审核后，到合同管理员处办理借阅手续。
若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要
报公司主管业务负责人批准方可发放借阅。
三、合同发放借用期限为一周。借阅人应到期归还。确因
工作需要继续借用的，
必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，
由合同管理员催还。
四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损

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坏、遗失。
第七章 责罚制度
一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归合同
材料的，一经发现，
限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和
单位领导写出书
面检查外，各罚款xx元，并予以批评。
二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机
密的，涂改、拆散或
未经相关部门批准转借、复印或携带档案外出的，视具体
情况，对其部门领导和当事人各罚款xx- xx元，并予以批评；
三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还
的，限期归还并责令
其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚xx元；
四、一般合同资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立
即报告档案归档部门
并办好补办手 续，同时对借阅人进行绩效处罚xx元；如因
遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅
人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其
相关责任。
六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响
的，公司将追究其法

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律责任。
第八章 附 则
一、 本制度由xx部门负责解释及修改，由总经理办公会
批准后执行。该规定
可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得
总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的 版本。公司全体
员工应遵循最新版本的规定。
二、 本制度自下发之日起执行。 三、 附件
附件1 《合同借阅单》
附件2 《合同登记本》
附件1：
附件2：
合同登记本
篇二：合同档案管理规定(定稿)
合同档案管理规定
一、目的
为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程< br>序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。 二、范
围
本规定中的合同资料适 用于公司对外经营过程中所签订的
合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销
售 工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同

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的相关信息资料等。 三、责任部门及责任人
合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集 、整理、保
管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的
合同档案进行清理核对； 合同管理科合同管理人员负责上述
具体工作。 四、合同档案流转管理 （一）合同资料提交管
理：
1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存
放保管。
2、提交的合同资料符合以下要求：
（1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如
有修改，必须加盖相应的合同修正章。
（2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合
同复印件、主件和附件、报告和批 复等）应一并归档。 （3）
合同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺
失或 需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先
行提交。
（4）修改协议的提交：营 业科室需提交修改协议书3份，
修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。
（5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登
记《合同移交签收表》，并经双方当面清点， 核对无误后方
可签收，以备存查。 （二）、合同资料移交管理：

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1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，
基本情况如下： （1）合同资料的移交：
2、移交流程：
（1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等
合同 资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资
料移交；
（2）若有紧急合同，由营 业科室发起经其科室领导审批，
营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走
OA电 子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备
存查。 3、移交合同签收要求
（1 ）合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收
表》，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同 科留档，
备以存查。
（2）若先使用电子版合同传递的，签收日期以收到电子版
合同日期为准。 五、合同资料归档管理
1、合同档案编号及排列归定
（1）合同号编制：归档合同以年份和合同形成时的编号为
原则，例如11000(转 载 于: 小 龙文
档 网:合同保管及归档制度)1、110666合同。 （2）柜编号：
合同库的文件柜以英文字母进行排序，例如：A、B...AA、
AB柜等。
（3）盒编号：按柜内文件盒的排列以数字进行编排，例如

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1、2、19、20等，每个文件柜一般存放40个文件盒。 （4）合同档案排序：按盒內存放的合同的合同序号排列，每个文
件盒内存放20~30个合同。
（5）合同的整理单位：归档的合同档案以一份完整的合同
为单位，进行整理、分类、编号、 排列、编目、装订、装盒。
（6）一份完整的合同的装订顺序：电梯合同审查表、商务
分析 表、买卖合同、技术规格表、土建资料、调试或安装合
同、运输费调试费安装费申请单、承诺函保证函、 身份证
复印件房产证组织机构代码证修改协议及其他与合同相关
的资料。
2、合同档案电子化检索编制及执行
（1）编制目的：电子化的入库合同目录可便于对合同在库
情况的管理，便于查找，提高工作效率。
（2）期望效果：可达到快速地查找到已提交合同的具体位
置，不进入合同库也可以准确的知 道合同在库情况以及其传
递、修改、借阅等情况。
（3）更新时间：每周一更新一次，将相应更新的统计表发
给科室中相关人员，相互配合工作。 （4）相关信息：入
库时间、在库位置、是否在库、修改记录、借阅记录等方面。
3、保管事项
1、合同管理人员接收移交的文件材料后，应按规定分门别
类进行系 统的加工整理、装订、鉴定、编号入库保管并开展

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利用。
2、合同档案管理员必须加强责任心，对每天处理的合同要
及时归档入库， 并对现存合同档案经常检查，发现破损及时
修补。
3、做好库房清洁工作、八防工作（防火 、防盗、防虫、防
潮、防有害气体、防光、防高温、防霉），档案室须由专人
进行管理。每天下 班前要检查门窗是否锁好。
4、一般情况下，本规定中的合同资料在应在执行完毕且无
纠纷 后再进行一年的保留期，上述期限过后正式封存，另行
保管；特殊合同按实际情况确定具体的保管期限。 六、合
同档案借阅规定
本公司内部人员因工作需要，临时或定时借阅合同资料原
件 ，借阅者要爱护合同，妥善保管，不得进行转借、拆除、
涂改、抽换等，并需遵循以下规定进行借阅：
1、内部查阅：即借阅者临时借阅合同合同资料查阅，借阅
当天下班前归还。
需 到合同管理员处填写《合同借阅登记簿》，注明需借阅合
同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期等，归 还时登记注
销。
2、外借使用：即借阅人将合同资料原件带出公司使用
（1） 由借阅人员在OA系统上发部门工作联系单，注明需
借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期； （2）

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借阅人员科室领导审批；
（3）合同科科长审批，若科长不在由其授权人审批；
（4）借阅人员将所借内容复印留底并保证及 时归还（借阅
期限一般为7天），并填写《合同借阅登记簿》；如需要延长
借阅期限的，必须办 理续借手续（续借手续即按同样的流程
再申请一次）。
（5）合同归还后，合同管理员要认真检查，及时处理工作
联系单并将合同归档。 七、合同档案保密规定
1、公司工作人员必须保证对合同档案的绝对保密，未经许
可，不准 私自抄录和复制，更不准擅自将合同档案携带出外
转让和扩散。
2、库房门、窗必须牢固， 工作人员进出档案室必须进行登
记；非合同管理人员，未经允许，不得随意进入合同档案室。
八、生效情况
本规定自颁布之日起生效，如有疑问由合同管理科负责解
释。
合同管理科
2011年5月10日
附表：
1、合同管理汇总登记表（总表）概况及检索用
2、合同资料归档登记表（一级子表） 详细情况登记 3、
合同资料流转登记表（一级子表） 详细情况登记 4、合同

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资料借阅登记表（一级子表） 详细情况登记 5、欠缺资料
登记表（二级子表）-----即资料欠补详细情况 6、合同提交
登记表（二级子表）-----即资料收取详细情况 7、合同修改
登记表（二级子表）-----即合同修改资料情况 8、合同移交
登记表（二级子表）-----即资料移交详细情况 9、合同借阅
记录薄（二级子表）-----即资料借阅详细情况
10、合同内附记录（综合三级子表）-----单个合同内附入库、
修改、补交、借阅详细情况
篇三：合同档案管理制度
合同档案管理制度
一、合同档案管理原则
本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉
及合同的资料总和，其构成包括项目 建议书、可行性研究报
告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有关合
同修改补充、 转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，
都必须及时归档，个人不得擅自留存。这是企业为维护自 身
的合法权益而采取的必要手段，通过对合同的档案管理，可
以保存与合同有关的相关证据材料 ，一旦发生纠纷，可以及
时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。 二、合同
档案管理办法
为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐
步 实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制

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定合同档案管理制度。
1、合同档案由市场中心集中统一管理，以确保档案的完整
和有效利用。
2、市场中心负责统筹、协调、组织、整理、保管和合作方
的所有合同文档。
3、分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作
体系， 由合同管理员负责合同文档管理。
4、合同管理人员要尽心尽责发挥作用，按要求建立完善合
同管理台账。签订完的合同要及时 归档，做好登记。凡归档
的合同文件材料必须是原件。
5、保存的合同文档每半年清理核对一 次，如有遗失、损毁，
要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
6、加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，合
同文档分类编号，编制合同统计清单。
7、应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展
合同文档的查询、利用工作。
8、做好合同管理的保密工作，未经许可不能擅自借阅、外
带归档合同。因工作需要须借出查 阅合同文本，须经集团领
导签字同意后，方可办理相关借阅手续。以复印件形式借出，
督促借阅 人员按期归还合同。合同原件无特殊情况不能外
借。
9、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施，以确保合

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同文档的安全。
10、借阅人不能涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视
情节予以处罚。
11、合同文档的密级为机密，任何人不能擅自将合同对外
公开、复印，违者视情节予以处罚。 三、合同档案的移交
1、正式签署合同后须将合同正本原件移交市场中心合同档
案管理员。
2、合同项目终止后须将该项目的所有技术资料汇总成册，
具有 保存价值的技术资料向移交合同管理员。
3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，
必须 层次分明，符合其形成规律。
4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。
以双方签字认可后，方为完成交接手续。 附件：1、合同
借阅登记表； 2、合同档案移交清单。
合同借阅登记表
合同档案移交清单



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