常用办公软件教学课件(精)
歌颂祖国的诗句-保护地球
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常用办公软件课件目录 第一部分： 篇 第
一部分：word篇 第二部分：
第二部分：excel篇 篇 第三部分： 篇 第三部分：ppt
篇 Word篇 Word篇
启动word软件即新建word软件 Word工作界面介绍 基本技巧
在当前word文档中插入或删除空白word文档 使用查找和替换功能
粘贴操作两种
异常情况处理 使用自动编号和自动添加项目符号
格式和样式的应用（新建、修
改、快速应用） Word文档编辑（插入目录）
Word表格的基本操作 插入批注 组织
结构图的制作 插入页眉和页脚
突出显示文本操作（文本边框、颜色、下划线） 公
文设置（红头文件、版尾）
启动word软件即新建word软件 主要有三种方式： 主
要有三种方式：
1、双击桌面上的快捷方式 2、利用开始菜单启动 在桌面上单击右
键，选择新建word
word文档 3、在桌面上单击右键，选择新建word文档 返回
word目录 返回 目录
组织结构图的制作 1、操作要点 、 技巧一： 技巧一：先插入
一个，ctrl键拖动复制
技巧二： 技巧二：shift 横向 纵向 插入直线 技巧三：
技巧
三：shift键按一定的比例缩放 缩放。 ctrl键以图形中心为圆心 技巧四：
技巧四：
精确移动图形 ，先选中，再按方向键精确移动。 技巧五：
技巧五：在自选图形中
输入文字。 技巧六：
技巧六：记得要组合，即把所画的组织结构图，组合起来，
使 其连为一体，便于整体移动。 2、例题
、 返回word目录 返回 目录 Word工作
界面介绍 1、word2003界面介绍
2、有关界面的基本常识 大体上有五部分组成：
标题栏、菜单栏、常用工具栏、文本编辑区、状态栏
两类菜单： 菜单栏上的菜单
菜单栏上的菜单是功能最齐全的菜单，它由9个菜单组成，每一个菜单中都包含有
一组命令，打开这些菜单，执行其中的命令就可以完成一些操作了， 快捷菜单
在
Word中，鼠标右击弹出的菜单，称为快捷菜单。快捷菜单最大的特点就是使用
起
来很方便的，这里集合了用最为常用的功能。 工具栏：
为了加速排版操作，获得
高效的工作效率，通常用工具栏中的工具按钮来
执行排版的功能，而不使用菜单
中的命令，这是因为使用工具可以快速的执行
最常用的命令。如果工具栏子菜单
中的命令前面标有钩号，则表示该工具栏已
经被打开了，反之就表示该工具栏被
关闭。 返回word目录 目录 返回 返回 word基本技巧
1、拖动复制（ctrl键） 拖动
复制 2、移动文本（摁住鼠标左键） 移动文本 3、选
择文本： 选择文本： 选择文本 选择连续文本：
选择连续文本： 方法一：按
住鼠标左键不松拖动 方法一： 方法二：
方法二：光标放开始+shift+光标放末尾 方
法三： 方法三：全部选择 ctrl+A组合键
选择间隔文本： 选择间隔文本： 利用ctrl
功能键 选择纵向矩形文本： 选择纵向矩形文本：
先按alt键+鼠标拖动 下页继
续！ 下页继续！ 4、格式刷的应用技巧： 格式刷的应用技巧：
格式刷的应用技巧
运用流程： 运用流程：选择目标格式文本+格式刷+待操作文本 单击格式刷：
单击
格式刷： 只能刷一次格式 双击格式刷： 双击格式刷：
可连续多细运用格式刷，来
调整格式 5、常用快捷键： 常用快捷键： 常用快捷键
复制、粘贴、剪切： 复制、
粘贴、剪切： ctrl+c ctrl+v ctrl+ x
撤销、恢复操作： 撤销、恢复操作： ctrl+z
ctrl+Y 快速保存： 快速保存：
ctrl+S 重复操作： 重复操作：F4键或者ctrl+Y组合
键
快速定位位到文档的开头、结尾： 快速定位位到文档的开头、结尾：ctrl+home
ctrl+end 下页继续！ 下页继续！ 6、合理使用好
合理使用好Ctrl、Shift、Alt、
window四个功能键： 四个功能键： 合理使用好
、 、 、 四个功能键 ctrl
键盘一个
常用的键.全名为”control”,中文意思为”控制”.用途广泛； Shift
盘上的“Shift”键大家
再熟悉不过了，在Windows系统下重启电脑或切换
中文输入法时都会用到它。其
实“Shift”键在Windows系统中的作用可远不 止这些；
Alt Alt是单词“Alter”的缩写,
汉语意思为“改变”。在Windows操作平台下
,Alt键可谓是键盘之王。熟练运用该
键,能极大提高工作效率。 7、具体说明 、 返回
快速插入和删除word空白页 1、
快速插入 快速插入word空白页： 空白页： 快速插入
空白页 菜单法： 基本流
程，插入—空白页 菜单法： 快捷键法： 快捷键法：
即，ctrl+enter组合键 在当前
页的开始单击，则加在其前面
在当前页的末尾单击，则加在其后面 2、快速删除
快速删除word空白页： 空白页： 快速删除
空白页 菜单法： 菜单法：光标定位到
待删除空白页，操作流程：格
式—段落—行距设为固定值一磅即可删除。 快捷键
法1： 快捷键法 ：
ctrl+backplace （回格键） 快捷键法2： 快捷键法
：将光标定
位至待删除空白页的前一页的最 后，单击delete键即可删除。 返回word目录
目
录 返回 快速查找和替换操作 1、简单替换：启动查找和替换对话框 简单替换：
简
单替换 基本方法：菜单法，工具—查找 快捷键法：ctrl+f 2、精确替换：
、精确替
换： 文字的精确替换：更多-格式里设置 大量
换行符 的快速删除。 3、举例说明： 举例说明： 举例说明 快速查找和替换例
题
返回word目录 目录 返回 粘贴操作两种异常情况处理 1、快速删除多余的换行
符：
快速删除多余的换行符： 粘贴后的word文件 2、复制、粘贴之后字符和格式
十分杂乱：
复制、粘贴之后字符和格式十分杂乱： 这时候，我们可以使用选择性
粘贴 选择性粘贴，操作流程是：
选择性粘贴 粘贴—选择性粘贴—无格式文本。 毛
泽东50年前谈中国发展走向
粘贴后的word文档 返回word目录 目录 返回 Word
表格的基本操作 Word
1、插入表格（菜单法插入、常用工具栏插入） 2、选择表
格和单元格
3、表格和单元格的对齐方式（横向、纵向） 4、插入斜线表头
5、合
并、插入行、列操作；拆分单元格操作 6、表格的边框和底纹
7、会使用表格属性
和自动调整功能 8、表格数据的复制 表格的基本操作 返回word目录 返回
目录
Excel篇 Excel篇 启动excel软件即新建excel表格文档
excel2003工作界面介绍 基
本技巧 Excel表格的选择、插入工作表操作
Excel表格的复制、重命名操作 工作表
的隐藏、取消隐藏和标签颜色设置
excel表格中数据的插入、删除及修改操作
Excel表格中单元格的插入、删除操作
Excel表格的移动和复制操作 Excel表格中行
高和列宽的设置 Excel单元格格式操作
在excel表格中快速输入数据 利用excel 表
格自动提取身份证信息
Excel函数的应用简介 Excel表格中的选择性粘贴操作
启动
excel软件即新建excel表格文档 启动excel软件即新建excel表格文档
excel软件即
新建excel 主要有三种方式： 主要有三种方式： 1、双击桌面上的快捷方式
2、利
用开始菜单启动 在桌面上单击右键，选择新建excel excel文档
3、在桌面上单击右
键，选择新建excel文档 返回excel目录 返回 目录
excel2003工作界面介绍
excel2003工作界面介绍 2003
1、excel工作界面 2、每个excel表格默认有三个工作
表 三 3、excel表格的描述
一般描述规律，先说列、后说行，如B2单元格 返回
excel目录 返回 目录 标题栏
常用工具栏 Excel2003的基本技巧 2003的基本技巧
2003 1、撤销与恢复
、撤销 恢复 恢复操作（ctrl+z ctrl+y） 2、清楚多个单元格内
容
编辑—清除—清除内容 、 3、在excel表格的工作表中拖动、移动单元格时要注
意 、
等出校四个箭头向外的图标 四个箭头向外的图标时再操作。 四个箭头向外的
图标 4、格式刷
、格式刷的运用（同word） 5、利用输入法 输入法来输入特殊符
号 、 输入法 特殊符号 6、自动筛选功能 、 返回excel目录 返回 目录
Excel表格的
选择、插
入工作表操作 表格的选择、 表格的选择
1、选择单元格操作 、 类型： 类型：
选择整个表格、选择单个单元格（直接单击）、连
续的单元格、不连续的单元
格。 方法： 方法： 法一：连续 鼠标拖动 、 shift ；
法二：不连续 ctrl 。 2、插入
工作表操作 插入工作表操作
可以插入1个或多个工作表；不用再反复地建新的
excel表格。 3、例题 、
返回excel目录 返回 目录 Excel表格的复制、重命名操作
表格的复制、 表格的复制
1、Excel表格的复制操作 复制操作 整体复制 局部复制
2、重命名 重命名工作表 重命名
3、例题 返回excel目录 返回 目录 excel表格中数
据的插入、删除及修改操作
表格中数据的插入、 表格中数据的插入 1、在excel单
元格中插入数据 单元格中插入数据
法一：单击选中，直接输入； 法二：在excel
表格的编辑栏中输入数据
2、在excel单元格中删除数据 、 单元格中删除数据 两
种方法：
两种方法：直接删除或单击清楚内容 3、修改excel单元格中的数据 、修
改 单元格中的数据
法一： 法一：全部修改单击选中、局部修改双击定位； 法二：
在excel单元格的编辑栏
法二： 编辑栏中编辑修改全部或者局部数 编辑栏 据。
4、 例题 返回excel目录 返回
目录 Excel表格中单元格的插入、删除操作 表格中
单元格的插入、 表格中单元格的插入
1、Excel表格插入和删除操作 、 表格插入和
删除操作 其一：插入或删除单个单元格
其二：插入或删除整行整列单元格 2、例
题 返回excel目录 返回 目录
Excel表格的移动和复制操作 表格的移动和复制操作
1、 Excel单元格的移动与复制 、
单元格的移动与复制 本质上是单元格内数据的移
动与复制。 本质上
法一：移动时鼠标拖动法、复制是加上（ 法一：移动时鼠标拖
动法、复制是加上（ctrl） ）
法二： 剪贴板法（ 粘贴） 法二： 剪贴板法（复制或
者剪切 、 粘贴） 2、 例题 、
返回excel目录 返回 目录 Excel表格中行高和列宽的
设置 表格中行高和列宽的设置
1、Excel表格行高和列宽的设置操作 、 表格行高和
列宽的设置操作 法一：
法一：鼠标推动法 法二：菜单法（ 行高） 法二：菜单法
（格式 - 行高） 法三：
法三：自动调整行高和列宽 2、例题 、 返回excel目录 返
回 目录
Excel单元格格式操作 单元格格式操作 1、操作对象： 、操作对象： 可以
对一个单元格或同时多个单元格操作。 2、设置字符格式：
、设置字符格式： 本
质： 本质：也就是所谓的设置字符的字形、字号等操作。 方法：可以
通过菜单法、常用工具栏法、单击右键这三 方法：
种方法来设置，具体操作
流程和word一样。 3、设置单元格的对齐方式：
、设置单元格的对齐方式： 法
一： 法一：单元格工具栏设置； 法二： 单元格格式对话框设置；
法二： 单元格
格式对话框 4、设置文本方向： 、设置文本方向： 两种方向：单元格格式对话框
两种方向：单元格格式对话框设置法和常用工具栏法。 下页继续！ 下页继续！
5、设置文本控制： 、设置文本控制： 有三种文本控制方式： 自动换行
excel表格
默认的是非自动换行（单元格格式对话框设置） 缩小字体以填充
（单元格格式对
话框设置） 根据内容自动调整 （通过格式菜单或常用工具栏来设置）
6、设置数
字格式： 、设置数字格式： 本质：
本质：也就是设置excel单元格内显示什么类
型的数据。 方法： 方法：
单元格格式对话框设置。 下页继续！ 下页继续！ 7、添
加边框： 、添加边框： 类型：
边框粗细、颜色） 类型：（边框粗细、颜色） 方
法： 方法： 法一：
法一：单元格格式对话框设置； 法二： 法二：格式工具栏上
的绘图边框线工具 原因：
网格线在打印时是不显示的，打 原因：excel表格中的
网格线 网格线 印出来是空白的。
8、设置excel表格的工作表背景 、设置 表格的
工作表背景 格式—工作表 背景
excel2003） 格式 工作表—背景（excel2003） 工作
表 背景（
背景（excel2007） 页面布局 — 背景（excel2007） 下页继续！ 下页继
续！
9、添加底纹和图案： 、添加底纹和图案： 目的： 目的：
也就是为特定区域
上色或添加图案使其更加美 观。 方法：
方法：单元格格式对话框设置底纹和图
案。 10、设置工作表保护： 、设置工作表保护：
目的：防止数据被修改！ 目的：
防止数据被修改！ 方法：工具—保护 保护—工作表保护
方法：工具 保护 工作表
保护 提示：如果只想保护特定数据，选中、
提示：如果只想保护特定数据，选
中、单元格格式对话框、勾选
选定、在工作表处于受保护状态时，可以修改未锁
定的数据。 11、使用条件格式：
、使用条件格式： 目的： 条件的数据。 目的：
突出显示满足特定 条件的数据。 方法： 方法：
格式 — 条件格式 — 设定条件 —
显示样式 返回excel目录 返回 目录
在excel表格中快速输入数据 表格中快速输入
数据 快速输入数据一般分为一下几种情况：
1、在多个单元格中快速输入相同的数
据：
、在多个单元格中快速输入相同的数据： 选择数据域 在最后一个区域中的一
个单元格
中输入数据， 然后按ctrl+enter键完成输入。
连续多个单元格输入，先在第一
个输入，鼠标拖动，完成输 入。
Ctrl键拖动完成输入（本质上是拖动复制，每次
只能复制1 键拖动 个）。 2、记忆式键入法：
、记忆式键入法： 先输入一个，下
次在输入时候，自动填入（默认针对列成规 律！）
从下拉列表中选择数据（默认
针对列成规律！） （默认针对列成规律！） 下页继续！ 下页继续！
3、自动输入
有变化规律的数据： 、自动输入有变化规律的数据： 使用前提：
使用前提：至少
输入两个，先预设规律，让系统识别规 律； 使用方法：
使用方法：出现填充柄
时，按住鼠标左键拖动。 4、使用序列对话框创建序列：
、使用序列对话框创建序
列： 在选定区域中创建序列：编辑 - 填充 - 序列创建对话框。
有终止值确定序列
结束位置：编辑 - 填充 - 序列创建对 话框。 5、创建自定义填充序列：
、创建自定
义填充序列： Office2003： 工具 - 选项- 自定义序列 ：
Office2007：office图标 -
excel选项 - 常用 - 编辑自定义 ：
返回excel目录 返回 目录 利用excel 表格自动提
取身份证信息 利用
1、身份证包含信息：行政地域、生日、年龄、性别 。 、身份
证包含信息：
2、提取方法：使用excel函数提取。 、提取方法： 函数
3、优点：
根据身份证号快速输入相关信心。 、优点： 4、所用函数： 、所用函数：
性别提
取：=IF(ISODD(MID(RIGHT(A1,2,1,1=TRUE,男 性别提取：
女生日提取： 生
日提取：=MID(A1,7,4&年龄提取：
年龄提
取：=DATEDIF(TEXT(MID(B2,7,8,、例题
返回excel目
录 返回 目录 Excel函数的应用简介 函数的应用简介 1、自动套用 、
2、自定义四
则运算函数 、 加 =SUM(A2:F2 或者直接写
=A2+B2+C2+D2+E2+F2 减 同理 乘 同
理 或者直接写=( 除
=AVERAGE(A2:F2 或者直接写 A2+B2+C2+D2+E2+F26 混合
运算 如
a*4b+c*3+d = a*4b+c*3+d 3、Excel常用函数简介 、 常用函数简介
=left(test,n 提取test字符序列最左边的n个字符 =Mid(test,a,n
提取test字符序列中
间从字符a开始的n个字符
=right（test，n）提取test字符序列最右边的n个字符
（ ， ）
=date(year,month,day 显示日期格式为“年月日”
=datedif(start_date,end_date,unit
返回两个日期之间的间隔数， 即求年龄 4、例题 、
返回excel目录 返回 目录 Excel表格中的选择性粘贴操作
表格中的选择性粘贴操
作 选择性粘贴操作有三个方面的应用： 选择性粘贴操作有三个方面的应用：
1、
选择性粘贴 、 2、数据的四项计算（即加减乘除
！）计算 ！）计算
、数据的四项计算（即加减乘除！） 3、行列转置 、 4、
例题 、 返回excel目录 返回
目录 Powerpoint篇 Powerpoint篇 启动ppt软件即新建
ppt文档
ppt工作界面介绍 图片操作的基本技巧 三招学会ppt 幻灯片的基本操作
插
入艺术字、表格操作 自定义ppt动画 在ppt中插入超链接
使用设置ppt背景和插入
自选图形来美化幻灯片 自定义幻灯片母板样式 启动ppt软件即新建
文档 启动 软件
即新建ppt文档 软件即新建 主要有三种方式： 主要有三种方式：
1、双击桌面上
的快捷方式 2、利用开始菜单启动
在桌面上单击右键，选择新建powerpoint
powerpoint文档
3、在桌面上单击右键，选择新建powerpoint文档 返回ppt目录 返
回 目录
ppt工作界面介绍 1、ppt2003工作界面 、 2、ppt2003介绍 ppt2003介绍
powerpoint简称 简称ppt、俗称 俗称幻灯片、课件。 简称 俗称 四部分：
四部分：
标题栏、菜单栏、工具栏、幻灯片编辑区 （视图切换栏、幻灯片窗格）。
返回
ppt目录 返回 目录 标题栏 图片操作的基本技巧
自选图形，画椭圆时按住shift键可
画正圆。
按住shift键通过图片四周的控制柄放缩图片时，可按比 例放缩，保证图
片不变形。
按住ctrl键通过控制柄放缩图片时，可以该图片的中心 为中心放缩图
片。 返回ppt目录 返回
目录 三招学会ppt 三招学会 1、启动ppt软件和新建幻灯
片。 2、学会用一个菜单-
设计菜单，简单设计一下幻灯片背 景样式。 3、在幻灯
片中输入内容。 返回ppt目录 返回
目录 幻灯片的基本操作 1、插入幻灯片： 、插
入幻灯片： 单击工具栏
工具栏上的新幻灯片工具按钮 工具栏 选中幻灯片后，按
enter快捷键法 在幻灯片或者大纲视图
大纲视图中右击选择新建幻灯片 大纲视图
在制定位置插入幻灯片
制定位置插入幻灯片（将光标定位在两个幻灯片之间，右
击选择 制定位置插入幻灯片
新建幻灯片，即可在两张幻灯片之间插入一个新的幻
灯片） 2、复制幻灯片： 、复制幻灯片：
在目标幻灯片上右击选择复制幻灯片即
可。 3、调节幻灯片顺序： 、调节幻灯片顺序：
调节单张幻灯片顺序：单击鼠标
左键选中目标幻灯片，按住 鼠标左键不松手，将其拖至插入点即可。
调节多张幻
灯片顺序：打击鼠标左键选中结合ctrl和shift键，
首先选中所有目标幻灯片，将
其一起拖至插入点即可。
下页继续！ 下页继续！ 4、删除幻灯片： 删除幻灯片：
删除幻灯片
选中待删除的幻灯片，按delete键删除，“先选后删”。
在待删除的幻
灯片上右击选择删除幻灯片命令删除。 删除多张
幻灯片：首先是选择待删除的多张幻灯片，按 照上述两种方法，删除即可。
5、隐藏幻灯片： 、隐藏幻灯片： 作用：
作用：有时候我们做好幻灯片后，有一
张或几张不想
在放映时放出来，但又不想删除，这时可以使用隐藏幻 灯片功能。
即不放映，但存在！ 方法：
方法：在要隐藏的幻灯片上 右击选择隐藏幻灯片即
可。 返回ppt目录 目录 返回 插入艺术字、
插入艺术字、表格操作 1、插入艺术
字： 2、插入表格： 返回ppt目录 目录 返回
自定义ppt动画 自定义ppt动画 ppt
1、目的： 、目的：
为了使幻灯片的放映效果更生动、更能吸引大家的 注意力，
提高放映质量。 2、方法： 、方法：
返回ppt目录 目录 返回 插入超链接 1、所谓
的超链接 ： 、 就是一个中转站
中转站，是指从一个网页指向一个目标 中转站
的
连接关系,这个目标可以是另一个网页,也可以是相同
网页上的不同位置，还可以是
一个图片，一个电子邮 件地址，一个文件，甚至是一个应用程序。
2、如何设置超
链接： 超链接 返回ppt目录 目录 返回
美化幻灯片：设置ppt背景和插入自选图形
来 美化幻灯片：设置ppt背景和插入自选图形来
ppt 1、设置背景： 背景类型：图
片、图案、颜色等等。 方法： 2、插入自选图形： 种类：
方法： 返回ppt目录 目
录 返回 自定义幻灯片母板样式 1、作用： 、作用：
如果设计菜单中的样式太单
调，也可以自己设计幻 灯片的样式，即自定义幻灯片母板样式。
2、方法： 、方
法： 视图 - 幻灯片模板 - 背景样式 返回ppt目录 目录 返回 1