如何写好优秀公文
绝世美人儿
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2021年01月18日 18:24
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旅游信息化-青山处处埋忠骨教案
如何写好优秀公文
写好公文有什么“窍门”，这是机关工作人员常常遇到 的问题。本
人认为，找“窍门”并非为了偷懒，实际上这是对做好这一项事的谋
略问题，也就是 借助他人的经验和教训，寻找规律性的东西，不再毫
无头绪地去从头盲目探索。写好公文的“诀窍”，就 是结合自己的实
际工作多学、多想、多练，即选准目标、勤学苦练，坚韧不拔、不懈
探索，最后 由必然王国走入自由王国。
公文该怎样写？有些人一写文章就落入用什么形式，采用什么格< br>式、构思什么结构的怪圈，实际上这是一个误会。文章应该有一种形
式，但决定文章怎样写的根本 要素是内容，而不是形式。公文无非是
一个载体，载的内容不同因而载的方法也应不同。评价公文写得好 不
好，主要看行文目的和内容反映得好不好，有没有真知灼见，有没有
针对性和指导性，而不是 锦绣般的文字。目前机关中很多公文的弊病
多出在这个方面。
一是内容空，有其形无其神，言之 无物，象似为写
文章而写文章。二是篇幅长，而且有越写越长的趋势，文章不是围绕
一个主题紧 密去写，而是摆开架子洋洋万言，生怕把什么事漏了，把
所涉及的工作一条不漏地排列开，最后给人的感 觉是一份资料、一本
流水帐。三是论述乱，不分内容特点和对象的知识层次，先论述一番
再说， 结果议论一番读者最熟悉的东西，毫无作用。四是抄袭多。现
在公文写作中有一种不良作风，就是用剪子 加胶水“写”文章，不分
时境变化，不分场合变更，照抄照般，搞文字“批发”。五是美术化。
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有的人利用计算机优越的打印功能，把公文各种字体、字形、字号摆
布赏心悦目 ，把各级标题“塑造”得很美，追求公文的感官效应。
这
样是写不好公文的。还有的文章结构、 形式很漂亮气派、词句用得很
好，但什么事也没阐明，给人看完后感觉很茫然、一无所得，不能唤
起新的启示，这也难以说是一篇好的公文。总之，写好公文关键于内
容好，能够准确无误于表现出行文 目的，有真知灼见，给送达对象以
指引、启迪和遵循。
古人说文无定法。
作 为公文写作来说，
虽无定法，
却有无形的规范
和规律。根据实际工作体验，本人认为公 文写作有许多带有普遍性、
规律性的东西，这也是写好公文必需把握住的。
一、切实领会好领导意图
公文是为领导活动服务的，
是领导者从事行政领导 管理活动的重要
手段。因而能否真正领会好领导意图，是决定公文写作是否成功的一
个非常重要 的环节。
（一）公文写作与领导意图的关系
在机关工作应当了解而且必需 了解公文写作与领导意图的关系。
公
文与一般文章最大的区别的姓“公”，是公务文书。公文写 作必须体
现“公务”的特征和内涵。公务活动特征是
层级领导
，公文写作当然
也要体现
层级负责
的原则，
即行文的目的和要求必须符合领导的意图，
最终由 领导拍板定论。“公务”的内涵表明
公务活动是有组织和目标
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的
，
是在领导要达到的预期中按一定的方式进行活动的
，文字工作也
不例外。换一句话 来说，
公文成功与否，在很大程度上取决于领导的
认可程度和满意程度。
机 关公文写作一般讲有两种情况，
一种是
职守写作
，
另一种是
授命写作
。所谓职守写作，即干什么工作写什么公文，是本职工作中所必
需记录、表达、传递公 文写作，因而是带有局部性和例行性，公文涉
及内容的跨度较小。职守写作，写作者最熟悉本职业务工作 情况和特
点，储备的素材比较集中，专业性较强，文种和格式相对集中，同时
由于领导意图平日 都以批示和口头的方式给予传达，并切由领导亲自
签发，相对来讲写作难度小一些，一般容易被领导认可 。
授命写作，也就是“命题作文”，就是写作者虽不具体从事某项工
作，
但 领导安排要求承担该项工作的写作任务。
公文中的领导讲话稿、
工作报告、工作意见、会议发言 等等，以及领导交办的其它写作任务
都属于授命写作。
授命写作的内容往往带有全局性、综合性 、指导性
和思想性。
授命写作的除了要把握好前面所讲五个写作要点外，非常
需要体现 领导的意图，运用领导者的思维方式，符合领导者平日的讲
话习惯和风格。授命写作有一个重要原则，就 是受命于谁，文章思维
和特征服从于谁。在这个基础上融会有关政策、精神和理论，在领导
的意 图上进行阐述发挥，这样的授命写作才能打得住。授命写作切不
可人云亦云，没有主见；但也决不可固执 已见，把自己的观点强加于
领导意图之上，写进公文之中。
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（二）怎样领会领导意图
应当明确的是，
领会领导意图并不等于领会领导个 人意图，
而是领
会领导群体工作意图，但也不可排除领导者个人独有的思想观点和某
些 言语。领会领导意图有多种途径，主要的方式有以下几种：
一是学习好党和国家的路线、方针 、政策和法律、重要规划，了解
每个时期突出强调的方针政策。这是因为领导意图从本质上讲是党、国家和人民意志的具体体现。因此要把握住这个方面就会把握住领导
意图的总体，这是领导意图最重 要的部分。
二是主动扑捉机会参加一些会议，
了解一个时期上级领导拟安排的
工作重点、工作原则、工作要求、工作措施，掌握领导层的活动意向
和动态。领导的行政活动是领导意 图的具体体现形式，了解了领导活
动动态，有助于加深对领导意图的理解，同时有利于把领导意图具体< br>化。
三是积极参与领导参加的活动，
与领导常谈论一些问题，
了解领 导
者思考的热点问题。要掌握领导日常谈论的重要思路和观点，并对其
连贯思索，这样对领导的 思想情况会有系统、整体的理解。
四是直接具体领受领导指示，最好是当面征询领导者对一些 热点、
难点、疑点问题的有关解决措施，对一些模糊问题予以澄清。这样会
避免写出文稿后作大 的改动，甚至推倒重来。
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（三）熟悉领导者的领导习惯
< br>领会好领导意图，
还应熟悉领导者的思维方式、
常用工作方法和讲
话习惯。这里 所要讲的并不是习惯的好坏问题，是讲话者自身一些特
有的东西。许多公文，特别是讲话和报告类的文字 材料，由于是领导
者亲自讲，因而要根据个人的思维习惯、讲话习惯写作，使文稿与讲
话者的特 征基本吻合起来，以求达到更好的效果。要通过听、谈、议、
读等渠道，从领导者讲话中了解个人的特点 ，然后再将这些特点反映
到公文中去。否则，文与人的习惯特征不统一，领导者和听众都会产
生 一种陌生感或不习惯的感觉，不会达到预期的效果。从另一个方面
来讲，公文特征与领导习惯相差太远而 不被领导者看中和接受，也很
难完成自己的工作，不利于自身的影响。
熟悉领导的思 维和讲话习惯并不难，
只要留心亲耳仔细听几次领导
者脱稿讲话，就会熟悉基本特征，再琢磨分 析一下，一般都会适应。
这个适应过程一般可以缩短。
一是感受并分析讲话人的思维 特征。
思维指理性认识或理性认识的
过程，是人对客观事物间接的和概括的反映。语言是思维的 工具，但
人的思维规律性也反映在语言上，语言表达符合思维的规律性。要熟
悉领导的思维习惯 ，主要是看语言逻辑性、看思维的逻辑性强否，分
析形象思维和抽象思维、
感性思维和理性思维 、
纵向思维和横向思维、
正向思维和逆向思维等方面有什么特点，以及综合分析归纳能力等特< br>点。在分析中熟悉了领导者的思维规律性，就容易使写出来的文章被
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领导者接受。有的稿子写出后被领导调架子，往往是思维特征不同造
成的。
二是感受并分析讲话风格。应注意讲话人的语气结构和风趣程度。
语气结构是指讲话人语言中的语气构成 情况，不同的人因修养不同、
地位不同常常形成自己的语气特色。分析语气结构，注意各种语气的
分布情况，所占比例如何，确定讲话人语言的语气基调。同时，还应
对领导者的幽默特点给予关注，在 写作中也有一定体现，使讲话稿活
跃、富有生气。
三是感受并分析讲话人的观点和工 作方式。领导在不同场合讲话，
既是一种说服、教育、引导的思想沟通方式，又是一种行政领导方式。< br>为领导者起草的文章能否打得住，很重要的一个方面是该文章能否体
现了领导者在工作上的观点和 工作方法。在某个时候，领导者对某个
问题都有相对稳定的看法，对某项工作都有一定的主张，离开这些 观
点和主张自然不会被领导者接受。所以在平时要注意领导者的主要谈
话精神、
思想认 识和某些方面工作的主要意见，
常讲的规范性的词句，
将此充分应用到写作中去。
< br>四是感受并分析讲话人的理论层次。
理论指概念、
原理的体系，是
系统化了的理 性认识。科学的理论是客观事物的本质、规律性的正确
反映，
其重要意义在于它能指导人们的行 动。
了解讲话人的理论层次，
可以把握好文章的理性程度，能避免出现常讲实际问题的领导，讲 稿
理性太重；而常讲理论问题的领导，讲稿理性太轻的问题。讲稿理性
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无论轻重，都要注意理论与实践相结合，没有理论指导的实践是盲目
的实践，脱离实际的理论是空调的理 论。
五是感受并分析讲话人的分析综合能力。
分析综合能力就是指能否
对事 物内部的各个方面正确准确进行具体分析，能否正确准确地综合
起来把握矛盾的总体，抓住事物的本质， 把握事物发展的规律。分析
与综合贯穿于思维的整个过程。把握住讲话人的分析综合能力，才能
在起草文字过程中确定理性分析的“平台”，才能使领导者感到文章
是与其自身分析认识客观事物的能力 是相符的，要求是一致的。
二、系统储备素材和观点
拥有充分的素材是撰 写好公文的基础。
写文章实际上是对素材的归
纳、消化、加工和升华的过程。储备素材有两个含 义，一个是要有众
多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的
观点群。
（一）平时注意收集分析材料
公文写作决不可凭主观想象，
而是 要建立在充分素材的基础上，
这
就提出了材料的收集分析问题。收集材料，就是掌握素材，包括 综合
情况、重要数据、生动事例及重要思想观点。素材是公文写作的基础，
如同搞建筑一样，< br>必须有水泥钢筋、
木石砖瓦等建筑材料。
要注意
“备
料”一定要充裕， “材料”要包括思想观点，特别是一些带战略性的
思想。有人对收集材料觉得并不重要，不当回事，而在 写作运用时却
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常常有了新的认识，感到它的使用价值了，后悔没有积累，再找时 间
来不及了，甚至无法找到。有时积累的一些材料可能平时用不上，但
在关键时候能用上一个观 点，一个事例，一句话，这个材料没有白白
积累。因此积累时不可嫌多，运用时又不可能很多，这也许就 是素材
积累与使用之间的一个特点。收集材料主要有三个途径。
１、调查研究，取得 第一手现实材料。特别是写“讲话稿”、“意
见”、“规划”时特别需要这样的依据。通过调查取得的第 一手材料
往往具体生动，真实可靠，印象深，感受深。深入实际、深入群众、
深入现场往往是处 于复杂多样的境状之中，各种矛盾、问题及思想认
识交织在一起。这就需要在调查了解情况时，坚持实事 求是的思想路
线，不唯上，不唯书，坚持真理，不看风使舵，不随风倒，更不能带
着各种框框去 找材料，削足适履，歪曲事实。要客观地倾听，平等地
讨论，适当地提问，注意点面情况的结合，对调查 的材料要做必要的
核实。
２、广开材源，
积累第二手材料。即收集一些与所 写公文有关事物
的变革情况，以便分析其发展变化，作出正确的分析判断，提出有见
解的观点。 报纸、文件、会议材料，信息、简报等与自己工作有关的
材料等等，都可及时记下来，分门别类，积累起 来，用时非常方便。
这些材料一般是用于作背景材料，或作对比、深入了解的线索，或作
为研究 分析的借鉴。
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３、有备无患，储备基础材料。积累一些与公文写作有 关的公文，
包括法律、规章、政策、文件、讲话、纪要等，甚至收集一些古今中
外的精辟议论， 作为形成公文观点和进行综合分析的依据，或直接引
证所用。
调查、收集、积累材料 有三忌。一忌凭兴趣出发，要从工作需要、
贯彻执行党的方针政策的需要出发；如果凭兴趣出发，就可能 片面、
狭隘，甚至有意无意地歪曲了材料。二忌听风就是雨，道听途说，一
知半解，凭想当然办 事。三忌实用主义地调查收集材料。总之调查积
累材料，要靠勤看、勤问、勤想，一要广，二要实。这样 可使你的材
料库和思想库应有尽有，样样俱全，头绪清晰，有备无患，垂手可得。
（二）注意加强对材料的系统分析
公文写作选材用料关键在分析。
有分析才 能选择。
材料反映的情况
是错综复杂的，往往真假相间，精粗并存，表里难分，彼此相关，必< br>须进行去伪存真，去粗取精，由表及里，由此及彼的分析改造。玉不
琢，不成器。许多人装订了一 本本材料，但不去分析研究，派不上用
场，或不得其用，失去时效，积累了又有什么用处。
< br>所谓分析，
一是分析事物之间的复杂联系。
所谓分析事物的复杂关
系，方面很多 ，难以尽列。举例来说，事物之间有因果关系，或然关
系、平行关系（如鹰击长空，鱼翔浅底）、隶属关 系、对抗关系等等，
弄错了这些关系，就不能写出服人的报告、讲话及其他文件，甚而会
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闹出笑话。弄清关系，才能找到规律，正确反映规律。二是分析所掌
握材料的典型性 ，即在某种范围内的普遍意义，要善于分析材料的代
表性和价值。分析材料，要站得高，看得远，仁者见 仁，智者见智。
站得高，从根本上说，就是要站在马克思列宁主义立场上，用科学的
世界观、方 法论来看问题。要有政治高度，联系路线、方针、政策，
特别是一个中心两个基本点；要有理论高度，议 大事，懂全局，看本
行。这样才能抓住有价值的材料，认识材料的价值。三是分析材料的
真伪， 要分析真伪，去伪存真。对无论多么复杂问题，只要出于公心，
做到“兼听”，就不难办到这一点。四是 分析材料的内在价值、分量、
意义。分析材料最重要的是要发现新情况、新问题，能把萌芽的东西
迅速准确地抓住。古人讲“见微而知著”。现实生活中有许多代表社
会发展、历史发展方向的新生事物 ，当其萌芽时，很幼弱，习惯势力
往往对它评头论足，不适宜地埋怨，数不清的清规戒律，抱无穷的忧< br>虑。没有新生事物社会就没有生气，没有前途，看准并支持新生事物
意义重大。我们必须善于从常 人不以为然的现象中发现有重大价值的
东西，要善于从表象看到实质，从个别看到一般，从平凡发现伟大 ，
从现在预见未来。在这个意义上说，要敢于“标新立异”。
总之，
学会分 析材料才能学会识别材料，
在平常中发现不平常。进
一步说，只有学会分析材料，才能学会选择 材料、提炼材料，使具体
上升到抽象，由感性上升到理性。这就是要讲的一个方面。
（三）系统思索储蓄观点
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好文章要有真知灼见，
那就要在思想认识达到一定程度，
形成观点
群并有较强的逻辑线索之下才能形成。历史上的不朽 名作，都是在相
当的思想积累、生活积累、感性积累，观念积累之下，经过提练加工
完成的。例 如作家的成名作、代表作，就是作者在充分的积累和加工
条件下写成的。同样有些作家写了一两本好书再 写不出新东西，也是
积累不足或者耗尽的缘故。我们所讲的观点问题，实际上就是对客观
事物的 分析认识得出的结论，是在认识客观事物运动规律的前提下如
何结合实际去有针对性地认识问题、揭示问 题、解决问题思路。
写文章不能就事论事，
要把理性与现实结合起来。
有了 材料，
不能
堆砌，而要虚实结合，理论联系实际。无实，空洞无据，不能服人，
更不能 具体生动地感人；无虚，就事论事，就没有浓度，不能发人深
思，启迪人的智慧。选材用材得当才能避免 “空”和“长”的问题。
所谓储备观点，
就是讲要注意积累一些有战略性的思想，< br>有备无患，
需则用之。这样在写文章时，就可以在分析、选择、提炼材料的基础
上以逻辑 思维为经，以事实叙述加必要的形象描述为纬，织出美的绫
罗绸缎来。否则现学现卖、现想现卖都不会搞 好文字工作。一个没有
观点储备的领导人不是称职的领导，同样一个没有观点储备的文字工
作者 也不是合格的。
观点问题是思想活动的问题，
与一个人认识客观世界、
运用 所具有
知识的能力有相当大的关系，
因而又是个素质问题，
需要一定的时间，
付出相当的努力才能有提高。在这个问题上幻想一劳永逸和立竿见影
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都是不可 能的。一些同志写作公文往往摆不脱抄公文的困扰，东拼西
凑，通篇都是从概念到概念，内容空泛，不分 析解决实际问题。这种
现象往往要经过一个过程才能克服。就需要在实际中经过理论联系实
际的 学习探索，学会调查研究收集材料，分析材料，提炼材料，学会
如何去综合和概括，有敏锐的观察力。当 然也要加强其他方面的修养
锻炼。
储备观点关键要能抓住抓准问题。
抓问题 是指抓一个时期有反映价
值的情况。能不能写出有意义、有分量的文章，首先看问题抓得准不
准 。问题抓得准，抓在点子上，抓在要害上，抓在火候上，文章就有
了生命力，写的文字差一些也不要紧， 那只是个修改、补充问题了。
反之，问题抓不准，文字写得再好，精雕细刻，也不能用。所谓抓在
点子上，就是说现实生活中，实际工作中有这个情况，而且是个重要
情况，而中央和上级部门正需要了 解这个情况；抓在火候上，就是眼
下最需要这个情况，早了不行，迟了也不行；抓在要害处，就是抓住< br>这个情况的最本质最关键的部分，而不是拖泥带水，喧宾夺主。
抓题目一定要思想解放 ，
敢于思索，
富有创新精神。
当今需要在坚
持大原则前提下，勇于创新，提出 并写出别人没写出的问题，提出并
写出人人心中有而笔下无的东西，写出别人欲言而又未言的东西。横< br>量一个文字工作者水平的标准有三点：别人没想到的你写出来了，为
上；别人想到但没说出来而你 写出来了，为中；别人想到并说出来了
而你又说出来的，为下。由此可见抓问题对提高文字水平十分重要 。
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三、撰稿注意双层思维
所谓双层思维就是在 文章特别是那些常用公文运用的写作方法。
第
一层是指首先考虑安排结构、选择素材，也就是按 照内容的要求着眼
于“搭架子”的构思、谋篇。第二层就是基本柜架通过后再围绕表达
主题。在 语言、逻辑方面进行“精炼”，挖掘中心思想，在文章撰写
中按这两层次运行，提出一个较细纲目，形成 基本雏形，然后再从观
点、论述、事例修辞等方面进行逻辑、系统地加工。这样做，往往可
以节 省不少的时间和精力。
其原因很简单，
授命写作不是个人说了算，
而是领导意见决定文 稿成功与否，这样会经常出现与领导要求不符的
情况。如果所有的精力时间都用上，也难得一次就通过。 再着说，精
力无重点地使用，不利于思考和提高构思的效果，本身就不利于提高
通过率。当然对 一些简短和非常熟悉的文章应潇洒一气哈成，效果也
会很好。
（一）设计好文章结构
围绕主题设计结构是起草文稿的重要方略。
一个写作 任务下来，
撰
写者首先应当在这方面下功夫，不能一见任务就作战术考虑，马上钻
到具 体材料的遣词造句的技术工作中去。文件起草，首先是从宏观上
考虑，如同盖房子先要有设计，有骨架一 样，如果设计结构不行，只
是在粉刷装修上下功夫，房子质量就没有根本上的保证，甚至还会塌
下来。报告起草常常见的大返工，往往出在内容及主体结构上。所以，
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撰写者首先要使自己成为一个具有战略眼光的人，拥有领导方略，会
谋篇布局。
结构就是言之有序，
就是文章内容的组织和排列形式，
即构思、谋
篇。安排结构的 基本原则是四个字：不板不乱。意即不死板，不杂乱。
具体要求有四：一是纲目清楚，思路贯通；二是层 次清晰，段落完整；
三是衔接紧密，符合逻辑；四是开头明快，结尾有力。
安排结构 要考虑到以下四点：
第一、
全面考虑阐述问题、
分析问题、
解决问题的需要。 第二、层次段落要围绕主旨，按照表现事物本质和
特征的需要来安排。第三、条理清楚，方便表述，符合 人们的认识规
律，便于阅读、领会和接受。第四、各部分、各层次之间有正确、严
密的逻辑和照 应关系，通篇浑然一体。
尽管公文种类繁多，但基本结构形式并不复杂。主要有三种形式：< br>一是纵向结构，有递进式、时序式、倒悬式等。二是横向结构：一、
二、三、四，平排开来。三是 纵横结合结构，象前纵后横，纵横交叉
等，长篇公文多采取这种办法。如要写一篇年度工作总结，前半部 分
按时间顺序概述一下工作情况，后半部分提炼出几条工作经验，横向
排列开来，此种写法就是 “前纵后横”。
通常情况下，
层次段落的安排，
取决于观点及观点间的联系 ，
而主
次则决定着详略和先后。布局的方式一般有两种：一是列书面提纲。
提纲是详是 略，应根据公文内容需要和作者的行文习惯而定。一般搞
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